Các phong cách giao tiếp và sự khác biệt giữa chúng có thể gây ra rất nhiều căng thẳng nơi công sở. Dưới đây là cách chúng ta ứng phó với 4 phong cách giao tiếp chính tại nơi làm việc.

Sự khác biệt giữa các phong cách đối thoại thường tạo ra nhiều phiền não và khó khăn nơi công sở nhiều hơn chúng ta nghĩ. Thực tế cho thấy nguồn gốc của rất nhiều những bất đồng nơi công sở hầu như đều bắt nguồn từ sự hiểu và phán đoán chưa chính xác trong tương tác qua lại giữa các đồng nghiệp.

Hiểu được sự khác biệt giữa các phong cách giao tiếp và chú ý đến phong cách mà đồng nghiệp của chúng ta sử dụng có thể cải thiện kỹ năng liên kết giữa các cá nhân, xây dựng lòng tin và giúp chúng ta hoàn thành nhiều việc hơn và hạn chế sự thất vọng.

Mặc dù chúng ta được hưởng lợi và học được nhiều điều khi làm việc trong cùng môi trường với những người có kỹ năng và kiểu tính cách khác nhau, nhưng đôi khi sự khác biệt đó cũng chính là nguyên nhân gây ra những bất đồng không cần thiết vì cách hành xử của người này nhiều khi không hợp với người khác. Vậy nên hãy cùng nghĩ về nó theo một hướng khác.

Các kiểu tính cách theo mô hình DiSC

Có rất nhiều mô hình khác nhau để tìm hiểu về các phong cách giao tiếp dựa trên tính cách, chỉ cần google là bạn sẽ tìm thấy có 4 loại xu hướng tính cách cơ bản: quyết đoán, hiếu chiến, thụ động hiếu chiến, và bị động. Nhưng có vẻ hơi phiến diện khi ta “đóng khung" mọi người vào trong 4 tính cách đó vì đây chỉ là những gì họ thể hiện ra bên ngoài. Để có thể tương tác với nhau tốt hơn, ta cần một mô hình khác thể hiện được phần nội tại là nguyên dân dẫn đến những thể hiện đó.

Trong quá trình tìm kiếm cách bạn có thể giao tiếp hiệu quả với ai đó, điều quan trọng là ta phải hiểu phong cách làm việc của họ. Họ có là người thẳng thắn? Có óc phân tích? Hòa đồng? Chuyên nghiệp? Các đặc điểm về hành vi cho chúng ta biết cách mọi người sẽ phản ứng ra sao, qua đó giúp chúng ta có thể phán đoán được cách trò chuyện tích cực theo hướng xây dựng và củng cố mối quan hệ ngày càng tốt hơn.

Mô hình DiSC là một mô hình theo chúng tôi là tốt hơn để phân loại các kiểu đồng nghiệp tại công sở. Thông qua bộ công cụ tự đánh giá, DiSC phân loại các xu hướng tính cách chính của chúng ta bao gồm Người có xu hướng Thống trị, Người có ảnh hưởng, Ổn định hoặc Tận tâm. HẦU HẾT MỌI NGƯỜI ĐỀU TỒN TẠI TRONG BẢN THÂN MÌNH CÁC SẮC THÁI NÀY MỖI THỨ MỘT CHÚT, nhưng bây giờ chúng ta sẽ chỉ tập trung xác định tính cách trội nhất.

LÀM BÀI TRẮC NGHIỆM DƯỚI ĐÂY ĐỂ BIẾT ĐƯỢC KHUYNH HƯỚNG TÍNH CÁCH CHÍNH CỦA BẠN

1. Dominant (Người thống trị)

Những người có phong cách cá nhân kiểu “thống trị” (hay còn gọi là “người đứng đầu" hay “thuyền trưởng") thích hành động và tập trung vào kết quả. Họ thích nghĩ về bức tranh toàn cảnh và để lại các chi tiết triển khai cho người khác - có nhiều khả năng sếp của bạn chủ yếu là người thống trị. Thực ra người kiểu thống trị vẫn có thể có được sự kiên nhẫn và nhạy cảm nhưng điều này đòi hỏi một số nỗ lực.

Một số điều cần lưu ý khi giao tiếp với kiểu người thống trị:

Hãy…

• Đi ngay vào công việc và tập trung vào chủ đề.
• Chuẩn bị để trả lời các câu hỏi follow-up tại chỗ.
• Hiểu rõ rằng họ sẽ quyết đoán và sẽ có một chút hơi lỗ mảng.

Đừng…

• Xét nét sự thẳng thắn của họ, những câu hỏi hoặc sự thiếu kiên nhẫn của cá nhân họ.
• Đưa ra những lời hứa mà bạn không thể thực hiện được.
• Mong họ mở lòng về những việc cá nhân như là kế hoạch cuối tuần của họ chẳng hạn.

Những người thống trị thường chỉ quan tâm công việc, dễ bị kích động và thích thử thách . Họ là những người bạn muốn tuyển dụng cho các dự án đầy thử thách mà bạn đang ấp ủ.

2. Influencer (Người ảnh hưởng)

Những người có phong cách cá nhân “người có ảnh hưởng” (hay còn gọi là “người khởi xướng" hay là “người hòa nhập") là những người hướng ngoại tiêu biểu. Họ thân thiện, lạc quan và luôn cập nhật các xu hướng mới nhất. Họ phát triển mạnh trong các mối quan hệ giữa các cá nhân, điều này khiến họ trở thành những người cộng tác tốt. Tuy nhiên, một lời cảnh báo: sự tập trung lâu dài không phải là điểm mạnh của họ, vì vậy tốt nhất hãy thu hút họ tham gia vào các đợt hợp tác ngắn hạn hơn.

Một số điều cần lưu ý khi giao tiếp với những người có xu hướng  ảnh hưởng :

Hãy…

• Tiếp cận họ một cách bình thường và để khiếu hài hước của bạn thể hiện.
• Viết các chi tiết và sự kiện bằng văn bản để họ tham khảo lại sau một cuộc trò chuyện bằng lời nói.
• Hiểu rõ họ sẽ hơi lạc quan thái quá về những ý tưởng, cũng như khả năng của bản thân và khả năng của những người xung quanh.

Đừng…

• Nói chuyện kiểu đánh giá thấp hoặc cộc lốc với họ.
• Cố giới hạn cuộc trò chuyện hoặc kìm hãm quyền tự do bày tỏ ý tưởng và cảm xúc của họ.
• Hi vọng họ đi sâu vào chi tiết cùng bạn.

Những người có ảnh hưởng là những người trung thực về mặt cảm xúc và nhanh chóng tin tưởng những người xung quanh. Nếu bạn đang cố định hình lại văn hóa nhóm hoặc Công ty, một “người ảnh hưởng” có thể là đối tác hoàn hảo.

3. Steady (Người ổn định)

Những người có phong cách cá nhân “ổn định” (cách gọi khác là “người trình bày” hoặc “người hòa hợp”) nhấn mạnh sự hợp tác và không thích làm phiền lòng người khác. Họ coi trọng sự nhất quán, ổn định và trung thành. Bạn sẽ thường thấy họ ở các vai trò phục vụ nhu cầu dịch vụ trong bộ phận hỗ trợ khách hàng hoặc bộ phận trợ giúp CNTT. Họ có thể nhanh chóng thích nghi khi tình thế bắt buộc nhưng có thể cần thêm sự động viên trong suốt quá trình.

Một số điều cần ghi nhớ khi giao tiếp với "người ổn định":

Hãy…

• Thực hành lắng nghe tích cực và xác nhận rằng bạn đã nghe họ bằng cách tóm tắt những gì họ vừa nói với bạn.
• Tiếp cận họ một cách thoải mái và làm quen họ băng bằng cách ghi nhận những đóng góp gần đây mà họ đã thực hiện.
• Hi vọng họ sẽ đi sâu vào hỏi chi tiết.

Đừng…

• Vội vàng đưa họ vào một quyết định.
• Nghĩ rằng họ ủng hộ một ý tưởng 100% chỉ vì họ không tỏ ra phản đối.
• Mong đợi họ tuân theo các ưu tiên và deadlines - sẽ rất hữu ích nếu bạn viết ra rõ những điều đó.

Người ổn định là những người thích ở trong một môi trường hợp tác, nơi mọi người đều hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình. Nếu nhóm của bạn gặp bất ổn, một người có tính cách ổn định có thể sẽ không dẫn đến nỗ lực khôi phục trạng thái bình thường ngay lập tức nhưng họ sẽ là một đồng minh mạnh mẽ.

4. Conscientious (Người Tận tâm)

Những người có phong cách cá nhân đề cao sự “tận tâm” (hay còn gọi là “nhà phân tích” hoặc “nhà tư tưởng”) ưu tiên sự chính xác và đặt giá trị cao về năng lực. Chúng ta thất họ luôn chớp lấy cơ hội để thể hiện khả năng của mình và luôn trau dồi những kỹ năng mới - là kiểu người mà bạn có thể tìm thấy trong vai trò kỹ sư, khoa học dữ liệu hoặc nhà phân tích. Họ không phải là không thân thiện, nhưng có thể sẽ không trò chuyện với bạn về kế hoạch cuối tuần hoặc tình nguyện tổ chức một bữa tối tập thể.

Một số điều cần lưu ý khi giao tiếp với kiểu người "tận tâm":

Hãy…

• Cung cấp càng nhiều chi tiết càng tốt, được sắp xếp có hệ thống nhất có thể.
• Cung cấp cho họ những kỳ vọng rõ ràng và không gian để làm việc độc lập (họ thực sự rất giỏi làm việc một mình!).
• Hiểu rõ rằng họ sẽ kiểm tra vài lần tất cả các thông tin liên quan trước khi đưa ra quyết định.

Đừng…

• Nghĩ những phản hồi về công việc của họ mang tính chỉ trích.
• Đối đáp lại họ bằng cảm xúc - hãy sử dụng những từ như “biết” hoặc “nghĩ” thay vì “cảm thấy”.
• Mong họ dễ dàng tham gia vào một cuộc tán gẫu.

Kiểu người tận tâm không chỉ thận trọng, mà còn có tính hệ thống cao. Họ là người mà bạn muốn hợp tác khi đánh giá rủi ro hoặc tiến hành khảo sát trước cho dự án mà bạn sắp khởi động.

Tìm ra cách ứng xử giao tiếp tại nơi làm việc không nên là vấn đề căng thẳng

Nghĩ lại, nhiều (nếu không phải là hầu hết) tương tác căng thẳng mà tôi đã gặp phải một phần là do phong cách giao tiếp không phù hợp. Đồng thời, hầu hết các tương tác hiệu quả nhất mà tôi đã có với đồng nghiệp đều tồn tại những sự thoải mái về hình thức, ngôn ngữ cơ thể  tích cực và cảm giác chung là chúng ta “hiểu” nhau.

Giao tiếp với đồng nghiệp theo cách phù hợp với họ là một cách nhanh chóng để xây dựng lòng tin. Đó là một cách để nói "Tôi hiểu bạn là ai và đừng lo tôi sẽ hỗ trợ bạn." Và đoán xem? Họ cũng sẽ hỗ trợ bạn.