Trong thời đại công nghệ hóa ngày nay, có 2 điều quan trọng đối với năng suất:
- Tôi có thể chia sẻ và truy cập thông tin dễ dàng nhất có thể.
- Tôi có thể kết nối với các đồng đội của mình hơn cả công việc.
Mạng nội bộ có thể hiểu là cổng thông tin trực tuyến cho công ty chứa tất cả thông tin giúp công ty của bạn hoạt động trơn tru. Mạng nội bộ được định nghĩa là thành công khi nó cung cấp đầy đủ thông tin mà 1 user cần biết hoặc tìm kiếm. Vấn đề là, mạng nội bộ thường bị lãng quên và không tích hợp vào quy trình công việc hằng ngày hay văn hóa của tổ chức. Ngoài ra, có thể là người lao động không biết mạng nội bộ của họ tồn tại, không biết làm thế nào để sử dụng nó, hoặc không có bất kỳ lý do gì để sử dụng nó.
Tại Atlassian, chúng tôi yêu thích mạng nội bộ của chúng tôi - phần lớn công ty chúng tôi sử dụng nó mỗi ngày. Chúng tôi sử dụng nó để chia sẻ thông tin cập nhật, làm việc trên các dự án và thực hiện công việc hàng ngày của chúng tôi. Chúng tôi đặc biệt thích cách nó tạo ra một nền văn hóa làm việc minh bạch.
Trong một thế giới nơi các đội thường ở những địa điểm và múi giờ khác nhau, điều quan trọng là phải có một công cụ giúp họ kết nối cùng nhau. Ở đây, cách mà bạn sử dụng mạng nội bộ tại nơi làm việc có thể giữ cho công ty luôn đồng bộ, hiệu quả và làm việc vui vẻ.
1. Dễ dàng chia sẻ thông tin
Hầu hết các công ty sử dụng email là phương pháp chính để phổ biến thông tin quan trọng. Nhưng bạn có biết nhân viên trung bình kiểm tra email của họ khoảng 36 lần một ngày không? Điều đó rất là phiền. Chia sẻ thông tin sẽ giúp tiết kiệm thời gian hơn email rất nhiều lần.
Trên trang chủ của mạng nội bộ Atlassian, mọi người đều có quyền truy cập vào các bài đăng đang được chia sẻ, các cuộc hội thoại đang diễn ra và bất kỳ điều gì mới đang được cập nhật.
Bằng cách chia sẻ thông tin qua nội bộ, đội của bạn có nhiều cơ hội hơn để phản hồi lẫn nhau. Thay vì giao tiếp một chiều từ một cá nhân đến phần còn lại của công ty, bất kỳ ai cũng có thể nêu ra ý kiến cá nhân bằng cách sử dụng lượt thích, biểu tượng cảm xúc và nhận xét. Bằng cách này, công cụ tạo một không gian mở để mọi người có thể cộng tác và đối thoại cùng nhau, từ đó xây dựng niềm tin trong đội.
2. Quản lý tri thức/tài liệu
Bất kể bạn làm việc ở đâu thì công ty của bạn cũng có rất nhiều thông tin cần lưu trữ. Trong hầu hết các trường hợp, tri thức được lưu trữ trên nhiều nền tảng như email, tài liệu Word, Google Drive, v.v ... khiến việc tìm kiếm thông tin trở thành một nhiệm vụ tẻ nhạt và khó khăn. Thay vào đó, sử dụng mạng nội bộ của bạn như một trung tâm cho tất cả các thông tin để họ dễ dàng tìm thấy những gì họ cần. Điều quan trọng là mạng nội bộ của bạn có khả năng tìm kiếm rất tốt để các nhóm có thể nhành chóng tìm thấy vị trí các thông tin liên quan.
Dưới đây là ví dụ về một nền tảng tri thức nội bộ trên phần mềm của chúng tôi - Confluence - để giúp nhân viên dễ dàng trả lời bất kỳ câu hỏi nào họ cần hoặc khắc phục mọi sự cố.
Tri thức được lưu trữ trong mạng nội bộ có nhiều dạng, từ bài đăng trên blog đến tài liệu, các cuộc họp và các cuộc khảo sát thăm dò. Một trong những lợi ích lớn nhất của việc có một nguồn thông tin duy nhất là thông tin của một đội đều được mọi người trong tổ chức biết. Nó giúp tổ chức bạn tạo ra 1 lợi thế cạnh tranh lớn như: giảm thời gian làm quen công việc của nhân viên mới, giữ lại tri thức, kinh nghiệm từ những người đã rời công ty và làm cho những tri thức này có thể dễ dàng tiếp cận với nhân viên hiện tại. Nguồn thông tin đáng tin cậy và có thể truy cập giúp họ làm việc nhanh hơn và cảm thấy tự tin hơn trong công việc. Điều này cũng sẽ ảnh hưởng đến cách họ phục vụ khách hàng và nhận thức của họ về mục tiêu chung của tổ chức.
3. Cải thiện sự cộng tác và phản hồi
Cách tốt nhất để khuyến khích nhân viên sử dụng mạng nội bộ của bạn là kéo họ vào. Mọi người sẽ tự nhiên sử dụng một công cụ khi họ bị đồng nghiệp hoặc công việc của họ lôi kéo. Hầu hết các mạng nội bộ có các tính năng xã hội như @ -mentions, bình luận, chia sẻ tài liệu dễ dàng và một số hình thức thông báo. Sử dụng @ -mentions và nhận xét giúp bạn đưa đúng người vào đúng thời điểm để đóng góp cho công việc, giữ tất cả phản hồi và đóng góp.
Mạng nội bộ cho phép chỉnh sửa trang theo thời gian thực với các đồng đội và phân công nhiệm vụ với thời hạn.
4. Tạo nội dung đa dạng
Có một câu nói phổ biến rằng "people eat with their eyes" (mọi người ăn bằng mắt). Nội dung của bạn cũng tương tự vậy. Khi nội dung tốt, mọi người sẽ muốn đọc nó.
Mạng nội bộ tốt giúp bạn dễ dàng tạo nội dung hấp dẫn thuộc bất kỳ loại nào, cho dù đó là bài đăng trên blog, ghi chú cuộc họp, kế hoạch chiến lược tiếp thị hoặc một product requirement. Bạn có thể tưởng tượng việc cố gắng định dạng và chia sẻ thông tin qua email bằng chỉnh sửa cơ bản và gạch đầu dòng không? Không nhiều người sẽ chọn đọc nó. Sử dụng các biểu mẫu và các tính năng hỗ trợ như (macro) sẽ giúp các đội tạo ra các trang phong phú và đầy đủ thông tin hơn.
Ở đây, một ví dụ về trang product requirement cho tính năng bảng điều khiển, sử dụng biểu mẫu product requirement có sẵn để giúp sắp xếp thông tin một cách rõ ràng, ngắn gọn và dễ đọc.
Với một nền tảng có khả năng xây dựng các loại trang khác nhau, đội của bạn không chỉ cần sử dụng mạng nội bộ như một hình thức giao tiếp, mà còn là nơi để thực hiện công việc hàng ngày của họ, giữ tất cả thông tin trong cùng một nơi.
5. Xây dựng văn hóa minh bạch
Để mang lại những điều tốt nhất cho nhân viên của bạn, bạn cần tạo ra một không gian mà họ có thể cảm thấy thoải mái khi chia sẻ suy nghĩ và ý kiến. Bạn có biết rằng 87 phần trăm mọi người muốn làm việc cho một công ty minh bạch? Tôi chắc chắn rằng bây giờ bạn đã đoán được một mạng nội bộ có thể là tấm vé để xây dựng một công ty minh bạch.
Tại Atlassian, văn hoá công ty chúng tôi được xây dựng dựa trên các nguyên tắc minh bạch và công việc mở. Confluence đóng một vai trò quan trọng trong công việc hằng ngày của chúng tôi. Bất cứ ai cũng có thể đóng góp, thích và bình luận về bất cứ điều gì được chia sẻ trong công ty, cho phép minh bạch giữa các giám đốc và tất cả nhân viên. Chúng tôi có các đội ở khắp nơi trên thế giới, từ Sydney, Úc đến Austin, Texas và khi chúng tôi có thể chia sẻ thông tin, cho dù đó là một lời chúc mừng cho một đội/thành viên nào trong một chương trình khuyến mãi, nhờ vậy đội ngũ hơn 2.500 người của chúng tôi cảm thấy nhỏ hơn rất nhiều.
Tại đây, một ảnh chụp màn hình của một blog nội bộ, ghi lại một trong những chuyến đi xem nhật thực của 1 thành viên. Cô ấy yêu nhiếp ảnh, vì vậy cô ấy đã chụp những bức ảnh về chuyến du lịch, thức ăn và thậm chí cả lộ trình du lịch của mình để chia sẻ với những người khác có thể quan tâm.
Nhờ vậy họ xây dựng mối quan hệ mạnh mẽ hơn với các đồng nghiệp. Điều này thúc đẩy sự hiểu biết sâu sắc hơn về nhau, dẫn đến mức độ tin tưởng mạnh mẽ hơn.