Bài đăng trên blog của Yves Riel đến từ Okapya, đơn vị tạo ra Checklist và Rekall add-ons cho Jira.

Định nghĩa của done là gì?

Khi tôi hỏi các đội agile, "DoD của bạn ở đâu?" (DOD - Definition Of Done) đôi khi họ nhìn tôi ngơ ngác. Định nghĩa của hoàn thành (DoD) và danh sách tiêu chí chấp nhận (acceptance criteria) là những khái niệm quan trọng trong agile, cụ thể là scrum. Chúng là hợp đồng ràng buộc những gì Chủ sở hữu sản phẩm (PO - Product Owner) muốn với những gì Nhóm phát triển cung cấp.

DoD là một danh sách rõ ràng và ngắn gọn các yêu cầu mà phần mềm phải tuân thủ để nhóm gọi là “hoàn thành”. Trong khi DoD thường áp dụng cho tất cả các mục trong backlog, các tiêu chí chấp nhận có thể áp dụng cho một user story cụ thể. Để hoàn thành story, cả hai tiêu chí DoD và tiêu chí chấp nhận phải được đáp ứng.

7 bước để định nghĩa sự hoàn thành trong Jira

Đặt một DoD trên giấy rất đơn giản. Khó khăn thường nằm ở việc các nhóm phát triển có thực sự tôn trọng hợp đồng?. Vậy nhóm scrum có thể làm gì để đảm bảo rằng các tiêu chí DoD và tiêu chí chấp nhận được tôn trọng? Bắt đầu bằng cách nhúng chúng vào quy trình làm việc của nhóm. Và nếu nhóm phát triển đang sử dụng Jira, hãy nhúng chúng trực tiếp vào Jira ticket! Đây là cách thực hiện.

1. Tạo DoD trong Jira

Cách tốt nhất để có DoD bên trong Jira là sử dụng Trường tùy chỉnh. Bạn có thể sử dụng trường văn bản chuẩn hoặc các checkbox, nhưng cả hai đều có nhược điểm - ví dụ: trường văn bản không hiển thị mục nào là hoàn chỉnh và checkbox chỉ hiển thị trong chế độ chỉnh sửa. Chúng tôi đã xây dựng trường tùy chỉnh Checklist để hỗ trợ DoD tốt hơn.

2. Chia nhỏ nó

Các định nghĩa về hoàn thành tương ứng với các phần khác nhau của quá trình phát triển: nhiệm vụ kỹ thuật, user story và bug. Ví dụ: một dự án có thể có DoD này:

• Xây dựng code không bị cảnh báo (nhiệm vụ kỹ thuật)
• Code unit đã được test (nhiệm vụ kỹ thuật)
• Tài liệu được cập nhật (user story)
• Bản dựng được đẩy lên máy chủ demo (user story)

Vì các trường tùy chỉnh có thể có ngữ cảnh dựa trên các loại issues, cách hiệu quả nhất để đạt được sự phân tách này là tạo một DoD cho các tác vụ kỹ thuật và một DoD cho user story. Bằng cách này, DoD sẽ thích ứng với quy trình phát triển thay vì ngược lại.

3. Global hóa chúng

Bằng cách sử dụng các tùy chọn trường tùy chỉnh, bạn có thể tạo các DoD Items có thể áp dụng cho bất kỳ issue nào dù cũ hay mới. Hơn nữa, việc sửa đổi, thêm hoặc xóa một tùy chọn được phản ánh ngay lập tức trong tất cả các Jira issue của bạn.

4. Quản lý thường xuyên

DoD là hợp đồng giữa chủ sở hữu sản phẩm và nhóm, vì vậy bạn muốn đưa càng nhiều mục vào DoD càng tốt để đảm bảo chất lượng của sản phẩm. Nhưng điều này có thể phản tác dụng. Khi các đội phải đối mặt với quá nhiều mục DoD, họ hoặc chỉ triển khai trên một tập hợp con hoặc cố gắng làm hết và sau đó thất bại trong việc hoàn thành tất cả chúng - điều này loại bỏ giá trị của việc thiết lập DoD ngay từ đầu.

Định nghĩa Hoàn thành (DoD) là một tài liệu “sống" và nên được xem xét thường xuyên. Trong lúc nhóm phát triển của bạn đang cố gắng hoàn tất nó, bạn có thể chặt chẽ hóa các quy trình của mình hơn. Thay vì xóa hoặc sửa đổi các tùy chọn, chỉ cần vô hiệu hóa chúng. Việc tắt một tùy chọn sẽ giữ tùy chọn trong Jira nhưng ngăn nó xuất hiện trong các issue. Điều này cho phép bạn lưu giữ hồ sơ về DoD của mình theo từng thời điểm. Và nếu bạn thực sự muốn thúc đẩy nhóm hơn nữa, bạn có thể thêm nhiều mục vào DoD hơn nhưng hãy tạo một số mục bắt buộc và các mục khác tùy chọn.

5. Làm cho product owner (PO) chịu trách nhiệm và nhóm làm việc có trách nhiệm

Thiết lập trường tùy chỉnh DoD để chỉ mình product owner mới có thể thêm / sửa đổi / xóa các mục. Điều này sẽ khiến người đó có trách nhiệm nói rõ những gì họ muốn. Sau đó, hãy để nhóm nhận trách nhiệm đáp ứng những gì PO muốn bằng cách hoàn thành mọi mục trong DoD.

6. Thúc đẩy

Cách tốt nhất để có một nhóm agile tuân theo DoD là nhúng nó vào quy trình làm việc của họ. Sử dụng Workflow Validator cho nhiệm vụ kỹ thuật hoặc chuyển đổi quy trình làm việc của user story để ngăn chặn việc hoàn thành issue cho đến khi tất cả các mục trong DoD được thực hiện xong. Điều này đòi hỏi trách nhiệm giải trình và củng cố ý nghĩa thực sự của “Hoàn thành”.

7. Tạo danh sách tiêu chí chấp nhận (acceptance criteria) trong Jira

Tóm lại, danh sách tiêu chí chấp nhận không gì khác gì hơn là một DoD cụ thể cho mọi user story. Để triển khai danh sách tiêu chí chấp nhận trong Jira, hãy tạo một trường tùy chỉnh mới hoặc gán lên DoD Global. Với Checklist, bạn có thể trực tiếp thêm item ở cấp độ issue. Vì vậy, bạn có thể có một trường tùy chỉnh DoD duy nhất với các global item bắt buộc làm tùy chọn và từng tiêu chí chấp nhận riêng lẻ như một item ở cấp issue.

Bạn muốn xem những người dùng Jira khác đang thiết lập DoD của họ như thế nào trong Jira? Theo dõi những gì mọi người đang và đã làm ở Cộng đồng Atlassian.