Một trong những cách nhanh nhất tạo ảnh hưởng đến nhóm của bạn trong việc sử dụng Jira Software là thực hiện một số thay đổi trên các field và screen. Nhưng trước tiên, field và screen chính xác là gì?

Trong Jira Software, fields cho phép bạn theo dõi các thuộc tính của một issue nhất định. Ví dụ, một bug thông thường có các field như tóm lược, mô tả, phiên bản sửa lỗi và các thành phần để mô tả nơi lỗi xuất hiện. Screens là một nhóm các field, tổ chức và trình bày cho người dùng trên một giao diện đồ họa. Ví dụ, đây là một screen tạo ra cho một story với tất cả các field tương ứng của nó.

Trong bài viết này, tôi muốn giới thiệu một vài phương pháp nhanh chóng, sáng tạo mà bạn có thể thực hiện với các field và screen. Tôi cũng sẽ giới thiệu một số thông lệ tốt nhất để bạn xem xét một cách cẩn thận khi bạn tùy chỉnh field/screen.

Quick Win #1: Tạo 1 custom field và áp dụng nó trong 1 screen

Giả sử rằng đối với mỗi issue mà bạn hoàn thành trong dự án Jira Software mới, bạn muốn ghi lại ai là người phê duyệt công việc cuối cùng, tức là người đã chuyển trạng thái công việc từ "QA" để "Done". Để làm điều này, bạn sẽ tạo ra một custom field để ghi lại điều đó. Điều này không chỉ tạo ra sự minh bạch mà còn có thể truy xuất nguồn gốc, cho phép bạn báo cáo về những người đã phê duyệt cuối cùng của bất kỳ hạng mục công việc nào. 

1. Chuyển sang mục "Custom Fields" trong Jira administration của bạn sau đó nhấp vào nút "Add Custom Field" ở phía trên bên phải. (Phím tắt: nhấn "." để hiện lên 1 terminal, nơi bạn có thể nhập vào một screen bạn muốn di chuyển đến, ví dụ custom fields, screens, workflows,, v.v..) 

2. Bạn sẽ thấy một loạt các loại custom field. Bởi vì chúng ta muốn ghi lại một người sử dụng, chọn "User Picker" và cấu hình cho field này. Bạn có thể đặt tên cho nó là "Reviewer". 

3. Sau đó, bạn sẽ được đưa ra một menu cho phép bạn chọn screen mà bạn muốn đặt field trên. Chọn screen cho dự án trong câu hỏi. (Nếu bạn đang sử dụng một dự án scrum, bạn có thể thấy hai lựa chọn, một "Scrum Default Issue Screen" và một "Scrum Bug Screen." Bạn có thể chọn một trong hai, hoặc cả hai.) 

Bây giờ, field này sẽ xuất hiện ở dưới cùng của screens tương ứng của bạn!

Quick win #2: Sắp xếp lại các screen của bạn

Nếu như bạn không muốn field "Reviewer" ở dưới cùng screen của bạn. Để sắp xếp lại nó ...

1. Nếu như bạn không muốn field "Reviewer" ở dưới cùng screen của bạn. Để sắp xếp lại nó ...
2. Khi bạn đang ở screens menu, nơi thiết lập cấu hình cho các screen trong dự án của bạn, nhấn "Configure" để sắp xếp lại vị trí các field trong screen.
3. Ở đây, bạn sẽ có thể kéo và thả các field của bạn theo thứ tự mà bạn mong muốn.

Thật dễ dàng! Nếu bạn muốn thêm các field vào các screen trong tương lai, bạn có thể làm điều đó trong cấu hình screen, rất hay.

Best Practices

Khi quản trị Jira Software mới bắt đầu thêm custom fields, họ có xu hướng tạo ra một field không mấy vui vẻ cho người dùng. Chúng tôi gọi điều này "fielditis," có nghĩa là trong đó người quản trị tạo screen với quá nhiều đầu vào, và việc đó gây khó khăn cho người dùng cuối. Hãy tưởng tượng, bạn muốn tạo ra một issue và thay vào đó bạn lại phải đối mặt với điều này:

Thật sự rất khó khăn, vì mỗi field đều là cần thiết. Trong trường hợp tốt nhất, đội ngũ của bạn không thích tạo ra issues mới, và trong trường hợp xấu nhất, đội ngũ của bạn phản đối việc sử dụng Jira Software.

Dưới đây là một danh sách ngắn gọn những điều cần cân nhắc khi bạn bắt đầu phát triển các custom fields và cấu hình lại screen của bạn.

1. Chỉ bao gồm các field mà bạn chắc chắn sau này bạn sẽ dùng nó trong báo cáo. Lợi ích của việc sử dụng một field để lưu thông tin là bạn có thể tận dụng nó sau này cho mục đích báo cáo. Nếu bạn không có ý định đưa thông tin này vào báo cáo, hãy lưu thông tin trong phần bình luận issue hoặc đưa nó vào phần mô tả.
2. Đảm bảo rằng tên mà bạn đặt cho custom field của bạn là duy nhất. Cũng là cách làm tốt khi bạn mô tả kỹ lưỡng về mục đích của bạn khi tạo field. Khi bạn tạo càng nhiều field, bạn sẽ dễ dàng quên mất lý do tại sao bạn tao nó.
3. Đảm bảo rằng screen của bạn thực hiện theo một trình tự hợp lý. Screen nên sắp xếp các field từ trên xuống dưới một cách hợp lý tạo cảm giác tuần tự cho người dùng cuối.
4. Loại bỏ các field không cần thiết. Cũng giống như bạn có thể sắp xếp lại screen, bạn cũng có thể loại bỏ các field dư thừa trên screen. Không có gì làm chậm trễ việc tạo các ticket bằng việc tồn tại các field không dùng tới.
5. Tham khảo ý kiến ​​nhóm của bạn. Cho dù bạn đang tạo các field hoặc screen, yêu cầu nhóm của bạn cho ý kiến về điều đó, hoặc tốt hơn nữa, có kế hoạch với họ. Đó là một ý tưởng tuyệt vời để những gì bạn tạo ra được người dùng chấp nhận.

Đọc thêm

Các field và screen có rất nhiều tiềm năng và bài viết này chỉ đề cập tới một phần nhỏ trong số các tính năng có thể thiết lập của nó. Ví dụ, bạn có thể kết hợp các field nhất định với các loại issue cụ thể trong khi những người khác bị hạn chế; bạn có thể tạo ra các screen độc đáo cho những hành động cụ thể trong issue (tạo, chỉnh sửa, giải quyết); bạn có thể điều chỉnh field, làm cho nó bắt buộc hay tùy chọn. Có khả năng vô tận! 

Nếu bạn muốn thực sự muốn tìm hiểu một cách tường tận về field, không có lựa chọn nào tốt hơn tài liệu của chúng tôi. Đọc nó khá là mệt, nhưng nếu bạn thực sự muốn khai thác sức mạnh của Jira, thời gian bỏ ra là xứng đáng. 

Bạn có lời khuyên hay một thủ thuật nào khác khi nói đến việc sử dụng các field và screen trong Jira?