Họp hành gây mất thời gian của mọi người và gây tổn hại tinh thần một cách đều đặn hơn bất kỳ hoạt động công ty nào khác. Trước khi có đại dịch, các nhà quản lý dành trung bình 23 giờ một tuần cho các cuộc họp. Kể từ khi làm việc từ xa, rào cản để kêu gọi họp hành dường như lại càng giảm đi. Giờ đây, ai cũng nắm được lịch của người khác được chia sẻ trong team một cách thường xuyên, một khoảng trống trong lịch làm việc sẽ thu hút những lời mời họp như ong tìm mật.

Rất nhiều ý tưởng về cách làm cho các cuộc họp thoải mái và dễ chịu hơn đã được đưa ra chẳng hạn như họp đứng 15 phút giúp thoải mái và nhanh hơn, hoặc viết bản ghi nhớ về chủ đề để mọi người cùng đọc trước, hoặc tung quả bóng cho nhau để xác định rõ ai là người có quyền phát biểu và ngăn những người nói nhiều. Thậm chí tới mức người ta sẵn sàng dành một khoảng thời gian trước cuộc họp cho những hoạt động được cho là sẽ làm cho không khí được “vui vẻ”.

Tuy nhiên, có một hình thức làm việc cùng nhau đã có từ thời xa xưa cũng tương tự như các cuộc họp thông thường tại Công ty mà chúng ta có thể học để áp dụng, hình thức này đòi hỏi sự tôn nghiêm tuyệt đối và thường mang lại kết quả đáng tin cậy cũng như khách quan nhất, đó là những phiên xét xử hội thẩm - đây là một hình thức hội họp đã được lập từ rất lâu đời, và bất kỳ hệ thống nào mà xã hội loài người vẫn đặt niềm tin sau hơn 800 năm đều đáng được cân nhắc và học tập. Có rất nhiều nguyên tắc và bài học cho hình thức họp này nhưng hãy tóm gọn trong 5 bài học chính sau đây:

Đầu tiên, mục đích của cuộc họp phải thật rõ ràng. "Tại sao chúng ta lại ở đây?" là một câu hỏi mà chúng ta phải vật lộn để trả lời trong hầu hết các cuộc gọi Zoom ta đang phải chịu đựng. Cũng y như trong những phiên hội thẩm, không một chủ tọa nào nghi ngờ sự tồn tại của câu hỏi “Tại sao?” này hoặc bản chất của nhiệm vụ ta muốn đạt được, hoặc sự cần thiết của sự đóng góp của nhiều người. Tóm lại điều đầu tiên là mọi người cần phải được nắm thật rõ một ngữ cảnh chung về mục đích của cuộc họp đang diễn ra.

Thứ hai, số người tham gia nên được giới hạn. Công thức chỉ cho phép 12 người trong những phiên hội thẩm đã có từ thế kỷ 12 ở Anh và triều đại của vua Henry II. Theo đó, các tòa án tạm được gọi là assizes sẽ triệu tập 12 người để lắng nghe xét xử các vụ tranh chấp đất đai, từ đó đến nay số lượng người được duy trì không đổi vì sự tối ưu của nó. Tất nhiên, thêm nhiều người sẽ có thêm tiếng nói, nhưng thực tế cho thấy nhiều người không mang lại thêm giá trị. Ít người hơn cũng đồng nghĩa ít những quan điểm lan man hơn. Lợi thế của việc hạn chế người tham gia cuộc họp đã được nhiều “ông lớn" áp dụng, chẳng hạn Jeff Bezos trong những ngày đầu thành lập Amazon có quy tắc hai chiếc bánh pizza (số lượng nhân sự chỉ vừa đủ để chia nhau ăn trong giới hạn là 2 chiếc bánh pizza) để giới hạn số lượng người trong mỗi cuộc họp. Quy tắc một chủ tọa duy nhất cũng được minh chứng là rất tối ưu.

Bài học thứ ba liên quan đến chương trình thảo luận. Hãy nhìn cách các bồi thẩm đoàn chọn ra chỉ một câu hỏi quan trọng nhất để xem xét và đưa ra một danh sách các lựa chọn hạn chế - sự rõ ràng giúp mọi người tập trung hơn - không có bồi thẩm viên nào được phép đề xuất những lựa chọn khác ngoài các lựa chọn được thống nhất sẵn. Và trong khi nhiều chuyên gia khuyên nên giữ các cuộc họp ngắn lại, thời lượng cuộc họp thực sự không nên là một nhân tố hối thúc/cản trở chúng ta đưa ra quyết định đúng đắn - cũng như các thành viên hội thẩm sẽ không rời khỏi cho đến khi một quyết định chung được đưa ra, việc đưa ra quyết định vội vàng vì áp lực thời gian họp không bao giờ là một ý hay.

Thứ tư là về tư cách thành viên. Các bồi thẩm đoàn ít có xu hướng suy nghĩ nhóm như những người tham dự các cuộc họp thông thường, những thành viên bồi thẩm tiềm năng phải được lựa chọn từ một khu vực rộng lớn, và bất kỳ người nào không công tâm đều sẽ bị loại bỏ. Dĩ nhiên các công ty không thể triệu tập một nhóm người lạ để đưa ra quyết định cho họ, nhưng họ có thể cố gắng tập hợp trong cuộc họp những thành viên mới một cách có chủ ý và kêu gọi đưa ra những quan điểm trái chiều khác nhau. Cũng như việc đại diện bồi thẩm đoàn không được chọn theo cấp bậc, người điều hành cuộc họp không nhất thiết phải luôn là người có thâm niên nhất trong phòng.

Bài học cuối cùng là về sự an toàn về tâm lý, điều này có liên quan mật thiết đến sự sẵn sàng lên tiếng của người tham gia (đây là điều có thể thực sự khó khăn khi sếp đang nhìn bạn và cau mày). Chúng ta có thể cấu trúc lại những cuộc họp để loại bỏ điều này như cách mà lịch trình xét xử được đề xuất rõ ràng nhằm cân nhắc nhiều bằng chứng và đưa ra các quan điểm đối lập. Trước khi các bồi thẩm đoàn đưa ra quyết định, họ phải cân nhắc các luồng chứng cứ đối lập và cạnh tranh với nhau. Các công ty nên tái lập cách tiếp cận này bằng tái cấu trúc các cuộc thảo luận để kiểm tra từng luận điểm một cách chính xác nhất. Chẳng hạn như các quyết định đầu tư tại Blackstone thường được đưa ra tại các cuộc họp và tập trung một cách có hệ thống vào các yếu tố rủi ro xung quanh những thỏa thuận tiềm năng, cũng như điều gì khiến nó trở nên hấp dẫn.

Dĩ nhiên xét xử hội thẩm nhiều khi cũng có sai sót và việc lựa chọn bồi thẩm sai nhiều khi trực tiếp làm sai lệch cả kết quả, chẳng hạn những người có tính cách độc đoán trong ban bồi thẩm có thể làm lung lay những người khác. Ngoài ra,người ta đôi khi có thể trở nên rất ngốc nghếch. Chẳng hạn trường hợp một vụ án giết người trong phòng xử án ở Anh vào năm 1994 đã bị bãi bỏ sau khi bị phát hiện ra rằng một số thành viên đã sử dụng bảng cầu cơ nhằm liên lạc người đã khuất để tìm câu trả lời. (Bị cáo đã bị kết án lại tại phiên tòa thứ hai.)

Rõ ràng là các công ty không giống như các phòng xử án. Nhiều công ty được thiết kế để truyền tải thông tin và xây dựng văn hóa, chứ không phải để đưa ra phán quyết. Biểu quyết nhất trí không phải là cách để điều hành một doanh nghiệp. Và quyết định số phận của một người nào đó dĩ nhiên có trọng lượng hơn nhiều hơn so với lời một quyết định kinh doanh thông thường. Nhưng cũng giống như các phiên xét xử hội thẩm, phục vụ trong một bồi thẩm đoàn không nên là một sự gián đoạn trong công việc. Nếu bạn được triệu tập, bạn có thể vừa làm nhiệm vụ của mình vừa trực tiếp chứng kiến điều gì tạo nên một cuộc họp thực sự thành công tốt đẹp.