Bước đi quan trọng nhất khi khởi động các dự án phần mềm là xây dựng thông tin và nền tảng kiến thức cơ sở chung giữa các đội. Tại Atlassian, chúng tôi tìm ra cách tốt nhất để thực hiện điều này là tạo một requirement để phân tích từ chi tiết cho đến tổng thể. Khi requirement được tạo cùng với các thông tin chi tiết cần thiết đều ở cùng một nơi, sẽ giúp Development và Design dễ dàng hơn trong việc nhận phản hồi khi phát triển các tính năng cho sản phẩm. Khi đó họ có thể thực hiện công việc nhanh chóng và phát triển tính năng khác. Sau đây là cách bạn có thể tạo ra requirement hoặc xây dựng nền tảng kiến thức chung trong Confluence:

1. Bắt đầu với Product Requirements blueprint.

Bắt đầu với văn bản mẫu(Product requirements) được tích hợp sẵn trong Confluence sẽ giúp bạn đi đúng hướng và cung cấp các hướng dẫn ban đầu

2. Các thông tin chính.

Trang requirement của bạn có thể tập trung vào một tính năng cụ thể hoặc chứa các yêu cầu cho bản release gồm nhiều tính năng. Dù bằng cách nào, thì bạn cũng nên trình bày các thông tin chi tiết chính ở đầu trang để dễ dàng tham khảo.

• Người tham gia: Những người liên quan? sử dụng @mentions để thêm vào product owner, và các bên liên quan khác.
• Trạng thái: Trạng thái hiện tại? Sử dụng the status macro để hiển thị nhanh trạng thái về mục tiêu, ví dụ đang phát triển, bị trì hoãn, đã hoãn lại, v.v ...
• Target release: Khi nào dự án đó sẽ được vận hành? Nếu bạn sử dụng Jira, hãy liên kết đến dự án đó trên Jira.

Lời khuyên: Khi bạn tạo requirement đầu tiên của mình trên Confluence, bạn sẽ thấy các chi tiết của dự án nằm trong một bảng. Page properties macro là một marco hữu ích cho phép bạn tạo ra một bảng tóm tắt thu thập thông tin từ nhiều trang. Trong bảng tóm tắt thông qua các field trong bảng bạn có thể biết được người nào đang tham gia hoặc trạng thái của một tài liệu yêu cầu cụ thể.

3. Đề ra mục tiêu, và chiến lược phù hợp

Thiết lập mục tiêu dự án từ quan điểm của khách hàng. Chính xác là họ đang cố gắng để đạt được gì? Giải pháp mà bạn đang đề xuất phù hợp với họ như thế nào?

Đây là nơi tuyệt vời để liên kết tới các trang Confluence khác nhằm cung cấp thêm thông tin chi tiết bao gồm các cuộc phỏng vấn khách hàng và các trang kế hoạch.

4. Tạo user stories

Sử dụng bảng để liệt kê các user story của bạn, kèm theo mô tả, ưu tiên và ghi chú. Bảng cũng là một nơi tuyệt vời để liên kết đến các trang nghiên cứu chi tiết hơn, và các cuộc phỏng vấn khách hàng.

Lời khuyên: Thật dễ dàng để biến user stories được viết trong Confluence thành các issue bên Jira. Bạn chỉ cần đánh dấu đoạn văn bản user stories cần thiết, sau đó Confluence sẽ cung cấp cho bạn tùy chọn để tạo ra các issue Jira. Nếu bạn có một bảng đầy đủ các user story, bạn có thể chuyển đổi tất cả chúng thành các issue Jira cùng một lúc.

5. Đánh giá trải nghiệm người dùng và thiết kế

Kéo và thả các file thiết kế để nhúng chúng vào trang của bạn. Nếu bạn đang nhúng nhiều design assets, hãy sử dụng Attachments macro để tạo nhanh một kho lưu trữ cho tất cả các tập tin được đính kèm vào trang.

Lời khuyên: Confluence là hoàn hảo để cộng tác trên wireframes, mockups, và design prototypes.Sử dụng trình xem file để xem trước các PDF, hình ảnh và bài thuyết trình powerpoint. Bạn cũng có thể ghim nhận xét trực tiếp vào các file để cung cấp phản hồi.

6. Tạo câu hỏi để làm rõ vấn đề

Tạo bảng câu hỏi để các đội làm rõ và theo dõi các vấn đề. Giữ cho đội tập trung hơn vào công việc và gắn cờ cho những điều ngoài phạm vi hiện tại, nhưng có thể xem xét sau đó.

7. Theo dõi các thông tin yêu cầu từ issue Jira

Rất có thể bạn và / hoặc nhóm phát triển của bạn sẽ dành nhiều thời gian trên Jira. Đó là tốt! Thật dễ dàng để có thể xem thông tin yêu cầu trên Confluence từ issue Jira và ngược lại. Bạn có thể xem tất cả các liên kết Jira trên bất kỳ trang Confluence nào, bằng cách nhấp vào nút liên kết Jira ở đầu trang đã lưu của bạn.

8. Index page cho tài liệu requirement của sản phẩm

Bạn có lẽ không chỉ làm việc trên một dự án. Confluence tự động tạo một trang index để thu thập các chi tiết chính cho toàn bộ requirement của đội bạn. Bạn luôn có thể truy cập vào trang này trong Space Sidebar.

Bonus: Tùy chỉnh mẫu văn bản cho phù hợp với quy trình làm việc của đội

Bạn có thể chỉnh sửa Product Requirements blueprint bất kỳ lúc nào và điều chỉnh nó cho phù hợp với nhu cầu cụ thể của nhóm bạn. Nếu bạn muốn chỉnh sửa mẫu văn bản cho nhóm hoặc dự án cụ thể của mình, hãy đi tới trình đơn Space Tools và chọn Content Tools. Dưới tùy chọn Templates bạn có thể chọn xem và chỉnh sửa bất kỳ mẫu văn bản nào. Nếu bạn là quản lý trang, bạn có thể chỉnh sửa global template để tùy chỉnh theo nhu cầu.

Trong nháy mắt: bạn vừa học được gì?

Mấu chốt của phương pháp agile là xây dựng nền tảng kiến thức chung giữa các đội của bạn. Cách tốt nhất để làm điều này là tạo tài liệu thông tin yêu cầu trên Confluence và cộng tác trong việc phát triển và thiết kế các issue quan trọng. Sử dụng mẫu văn bản của chúng tôi làm hướng dẫn và tùy chỉnh nó cho phù hợp với quy trình làm việc của nhóm hoặc tổ chức.

Dưới đây là tóm tắt những gì chúng tôi đã đề cập:

• Product Requirements Blueprint: Thực hiện theo hướng dẫn từ trang phác thảo, và điền vào thông tin yêu cầu cụ thể của bạn.
• Page properties macro: tính năng Macro này cho phép bạn tạo các trang báo cáo tùy theo yêu cầu. Khi sử dụng tính năng này, các trang mẫu văn bản sẽ định dạng lại trang Confluence của bạn.
• Product Requirements index: Khi bạn đã tạo một vài trang yêu cầu, bạn có thể xem tất cả các thông tin chi tiết trong nháy mắt trên trang index mà Confluence tự động tạo ra khi bạn sử dụng mẫu văn bản này.
• Create Jira issues: Đánh dấu văn bản trên trang yêu cầu để nhanh chóng chuyển đổi nó thành issue trên Jira.
• File comments: Thêm các tập tin thiết kế của bạn vào trang và thảo luận chúng với các chú thích được ghim
• Jira links: Chỉ cần nhìn vào tiêu đề trang để xem tất cả các vấn đề Jira được bao gồm trong yêu cầu.
• Customizing Blueprints: Bạn có thể chỉnh sửa bất kỳ bản thiết kế nào đi kèm trong Confluence để phù hợp với quy trình công việc cụ thể của bạn