Giống như sự lên xuống của thủy triều, dòng chảy công việc của chúng ta luôn thay đổi và đa dạng. Thông thường, các nhiệm vụ hàng ngày khá nhất quán và có thể dự đoán được, tuy nhiên những ẩn số luôn ở phía trước khiến bạn có nguy cơ bỏ lỡ thời hạn và mục tiêu.
Việc không thể thấy tất cả các bộ phận đang vận hành tạo nên một bức tranh toàn cảnh để có thể hành động theo những thay đổi có thể gây ra tắc nghẽn, chậm trễ và kiệt sức. Mặt khác, khi công việc diễn ra ở rất nhiều nơi trong một tổ chức, việc đánh mất khả năng hợp tác đồng nghĩa với việc bỏ lỡ cơ hội đạt được những thành công chung.
Hãy tưởng tượng nếu bạn có thể sắp xếp tất cả thông tin quan trọng của nhiệm vụ này, để Trello theo dõi bất kỳ thay đổi nào trong thời gian thực và nhận thông báo khi có điều gì đó bạn cần biết? Trên tất cả, điều gì sẽ xảy ra nếu bạn có thể làm tất cả điều này từ một thẻ Trello trên các bảng mà bạn đã dựa vào hàng ngày?
Đó là lý do tại sao chúng tôi rất vui mừng thông báo về việc phát hành Dashcards cho tất cả người dùng - một cách trực quan sáng tạo để theo dõi công việc trên các bảng Không gian làm việc của bạn và theo dõi các thay đổi trong thời gian thực. Tạo bộ lọc cho các tập hợp dữ liệu tùy chỉnh, chẳng hạn như “thẻ được chỉ định cho tôi trên tất cả các bảng Không gian làm việc”, “thẻ đến hạn trong tuần này”, “thẻ có nhãn màu đỏ” và theo dõi tất cả các thẻ phù hợp với tiêu chí ngay trên bảng Trello của bạn.
Tính năng Dashcards hiển thị số lượng thẻ phù hợp với bộ lọc dưới dạng bìa thẻ và có thể được nhấp vào để khám phá các thẻ và chỉ số riêng lẻ tạo nên tập hợp. Thêm vào đó, vì rất nhiều công việc của chúng tôi được thực hiện với sự cộng tác của đồng đội và hơn thế nữa, Dashcards hoạt động giống như bất kỳ thẻ nào khác trên bảng của bạn, mở ra những cách hoàn toàn mới để thảo luận và báo cáo về các mục tiêu và dự án ở cấp độ cao hơn bao giờ hết. Điều này có nghĩa là chúng có thể được ưu tiên và di chuyển trên các danh sách, có ngày đến hạn, thành viên, nhận xét, v.v.
Để minh họa cho điểm này, đây chỉ là một số cách có thể đưa Dashcards vào quy trình làm việc của bạn:
- Xây dựng một bảng tổng quan của công ty cho tất cả các ý kiến để thấy bao quát những gì đang hoàn thành và những gì có thể cản trở tiến độ.
- Theo dõi khối lượng công việc trên các bảng, cho dù đó là việc cần làm của riêng bạn hay đảm bảo khối lượng công việc của nhóm.
- Theo dõi tình trạng của quy trình bán hàng bằng cách tổng hợp các cơ hội giao dịch được lưu trữ trong các Trường tùy chỉnh dạng số.
- Luôn cập nhật các yêu cầu về tính năng thịnh hành, báo cáo lỗi và các trường hợp hỗ trợ để hỗ trợ khách hàng tốt nhất trong mọi thời điểm.
Dashcards có thể giải phóng rất nhiều tiềm năng, vì vậy hãy đi sâu vào các chi tiết giúp bạn chuẩn ngay hôm nay.
Bắt đầu với Dashcards
Tôi không bao giờ muốn sử dụng cụm từ “ thật dễ dàng để…” nhưng thực sự rất dễ dàng để tạo Dashcard đầu tiên của bạn! Về cơ bản, nó giống như làm theo một công thức. Tất nhiên, không phải ai cũng thích nấu ăn, vì vậy, chúng tôi cũng đã đưa vào các template cho Dashcards nhanh và phổ biến nhất như là một bữa ăn nhanh được chuẩn bị sẵn.
Nhìn vào gif ví dụ bên dưới, trong cuộc họp hàng tuần của nhóm tôi, tôi muốn có cái nhìn tổng quan nhanh về khối lượng công việc sắp tới của mọi người để chúng tôi có thể lập kế hoạch phù hợp và đảm bảo mọi thứ luôn đi đúng hướng, vì vậy tôi tạo Dashcard cho mỗi thành viên để theo dõi trạng thái các thẻ được chỉ định của họ với due dates trên các bảng Workspace.
Kích hoạt Dashcards Power-Up và tạo Dashcard đầu tiên của bạn:
- Thêm Dashcards Power-Up từ thư mục Power-Up trên bảng của bạn hoặc từ link.
- Bây giờ bạn sẽ thấy nút “Track” mới tạo trong tiêu đề bảng của bạn. (Nếu bạn không phát hiện ra nó, hãy chuyển đến menu Power-Ups trong tiêu đề bảng của bạn và nhấp vào "..." bên cạnh "Track". Sau đó, đảm bảo rằng "Show on board" được chọn.)
- Nhấp vào nút “Track" trong tiêu đề bảng của bạn để mở menu Dashcards.
- Chọn từ một trong tám mẫu Dashcard hoặc chọn “Customize” để tạo cho riêng bạn.
Mẹo nhanh: Nhanh chóng tạo Dashcard để đếm các thẻ trong danh sách bằng cách nhấp vào ba dấu chấm ở đầu danh sách bất kỳ và chọn “Track with Dashcard”.
Tạo một Dashcards tùy chỉnh:
- Từ menu Dashcards, hãy chọn ô “Customize” hoặc nhấp vào nút “Customize” trên một Dashcard mẫu.
- Đặt tên cho Dashcard theo những gì bạn định theo dõi và chọn màu hoặc nền ảnh có ý nghĩa cho Dashcard, giống như bảng Trello của bạn.
- Chọn từ filter dropdown các tiêu chí bạn muốn theo dõi, bao gồm các Trường tùy chỉnh.
- Nhấp vào “Bắt đầu theo dõi” để thêm Dashcards vào bảng của bạn.
- Cũng giống như bất kỳ loại thẻ nào khác, Dashcards có thể được di chuyển và sắp xếp theo cách bạn muốn.
Nhấp vào Dashcards để khám phá thêm
Mặc dù Dashcards cover có một bảng thống kê các thẻ và dữ liệu phù hợp, nhưng việc nhấp vào Dashcard cho phép bạn khám phá các thẻ đó một cách chuyên sâu hơn, bạn sẽ thấy phần Dashcard mới có ba tính năng chính:
- Một nút chuyển đổi cho phép người tạo Dashcard chọn hay không chọn các thành viên khác trong team có thể xem Dashcard cũng có thể khám phá tất cả các thẻ phù hợp với bộ lọc Dashcard, ngay cả khi họ không có quyền truy cập vào bảng gốc mà những thẻ đó đang liên kết. (Lưu ý: Các quyền Trello thông thường vẫn được áp dụng khi chỉnh sửa thẻ và truy cập vào bảng mà chúng đang ở trên đó.)
- Màn hình hiển thị 10 thẻ phù hợp đầu tiên, bạn có thể truy cập trực tiếp vào bất kỳ thẻ nào bằng cách nhấp vào thẻ đó.
- Nút để “Explore” nơi bạn có thể lọc và sắp xếp tất cả các thẻ phù hợp, xem chỉ số và các thay đổi lịch sử, đặt cảnh báo và người tạo có thể chỉnh sửa Thẻ tổng quan.
Lọc xem dữ liệu
Nhấp vào nút “Explore and edit” trên thẻ và bạn sẽ đến một bảng gồm các thẻ phù hợp. Đối với tất cả những người mê dữ liệu, niềm vui chỉ mới bắt đầu!
Trong table của Dashcard, bạn có thể tìm hiểu sâu hơn về thông tin phù hợp nhất với mình bằng cách chọn các cột để ẩn, sắp xếp, pivot và trực quan hóa. Nhấp vào bất kỳ phần nào của hình ảnh trực quan bất kỳ và bảng của bạn sẽ tự động cập nhật cho phép bạn thực hiện những công việc cực kỳ hiệu quả.
Ví dụ: nếu tôi muốn tìm kiếm xu hướng của công việc sắp đến bằng cách so sánh với khuynh hướng cùng kỳ năm ngoái nhằm tìm ra những mẫu số chung trong thời gian cao điểm, tôi có thể dùng cột "Created" và xem các điểm nóng hàng tháng nơi có tần suất thẻ được tạo cao hơn. Nhấp vào một ngày cao điểm để xem bảng được cập nhật chỉ các thẻ được tạo vào ngày đó (hoặc tháng đó). Có lẽ làm vậy vẫn để lại rất nhiều thẻ, vì vậy bây giờ hãy thử thêm vào tập hợp đó người được chỉ định! Vậy là bạn cũng có thể đồng thời tương tác để quản lý workload.
Điều này cho tôi khả năng lập kế hoạch từ trước và đảm bảo nhóm đã sẵn sàng cho những tháng bận rộn để chúng tôi có thể giảm thiểu tình trạng kiệt sức và tìm cơ hội thực hiện các dự án mới trong thời gian tạm lắng.
Metrics, History, và Alerts
Đối với teams hay sử dụng “Custom Fields" trên thẻ của họ để sắp xếp các điểm dữ liệu cụ thể liên quan đến bảng, Dashcards không chỉ hiển thị số lượng thẻ mà còn hiển thị thông tin từ bất kỳ Trường tùy chỉnh dạng chữ số. Điều này có thể thực hiện qua Metrics tab trong Dashcard. Từ tab này, bạn có thể chọn bất kỳ trường số nào để hiển thị tổng, tối đa, tối thiểu, giá trị trung bình hoặc trung tuyến.
Muốn nhìn lại và xem các thay đổi từ trước đối với số lượng thẻ được theo dõi trong tháng vừa qua? Bạn có thể sử dụng tab History. Nhấp vào một ngày bất kỳ để xem các thay đổi đối với thẻ đang theo dõi, chẳng hạn như thẻ nào bắt đầu theo dõi, kết thúc theo dõi và đã tiếp tục được theo dõi. (Tính năng này chỉ có sẵn cho khách hàng Cao cấp và Doanh nghiệp.)
Cuối cùng, mặc dù các Dashcards mới của bạn là nguồn cung cấp dữ liệu tuyệt vời, chúng tôi hiểu rằng công việc diễn ra bên ngoài Trello nên chắc chắn rằng bạn không chỉ ngồi đó nhìn chằm chằm vào chúng cả ngày để chờ các con số thay đổi. Đó là lý do tại sao chúng tôi đã tạo tính năng Alerts để thông báo cho bạn hoặc những người khác những thay đổi đối với thẻ bạn đang theo dõi, chẳng hạn như khi số lượng thẻ vượt quá một ngưỡng nhất định, bằng cách đăng cảnh báo lên kênh Slack hoặc qua email. Alerts chỉ có thể được thiết lập bởi người tạo Dashcard từ tab Alerts, nhưng có thể được gửi đến bất kỳ kênh hoặc DM nào của Slack, người nhận email hoặc bất kỳ kết hợp nào. (Tính năng này chỉ có sẵn cho khách hàng Cao cấp và Doanh nghiệp.)
Chúng tôi hy vọng rằng bạn cũng hào hứng như chúng tôi khi đưa Dashcards vào quy trình làm việc để theo dõi công việc tốt hơn bao giờ hết!