Trong môi trường làm việc ngày nay, việc nói đồng ý với mọi thứ thực sự rất không thực tế hoặc/và không tốt cho sức khỏe tinh thần lẫn thể chất. Bằng cách học cách nói không đúng cách, bạn có thể giảm mức độ căng thẳng và đạt thăng tiến sự nghiệp mà không cần phải làm phật ý bất cứ một ai.

Điều gì khiến bạn khó nói chữ “không" trong công việc? Đó là một từ đơn giản, một âm tiết nhưng nhiều người trong chúng ta thừa nhận phũ phàng là không thể thốt ra được. Việc sợ mình tỏ ra lười biếng, không hữu ích hoặc tạo cảm giác đối đầu dẫn tới câu trả lời của chúng ta luôn là "có" - ngay cả khi chúng ta biết đó là công thức dẫn đến sự kiệt quệ. Nhưng sự thật là tránh nói “không" có thể có những tác động bất lợi đối với mọi thứ, từ sức khỏe thể chất và tinh thần đến sự phát triển sự nghiệp nói chung của chúng ta.

Thay vào đó, có lẽ chúng ta nên nghe theo lời khuyên của nhà đầu tư huyền thoại Warren Buffet, người đã nói: “Sự khác biệt giữa những người thành công và những người thực sự thành công là những người thực sự thành công nói “không" với hầu hết mọi thứ”.

Nếu bạn muốn thực sự thành công ở nơi làm việc - với tư cách cá nhân và là một phần của tập thể - bạn cần phải học khi nào và quan trọng là cách để từ chối, và làm vậy theo cách không chỉ thành công hơn mà còn khiến người khác yêu mến bạn hơn.

Theo Tiến sĩ tâm lý học Scott Bea, Trợ lý Giáo sư Y khoa tại Phòng khám Cleveland, Ohio, và là chuyên gia hàng đầu về sức mạnh của nói "không", chúng ta có thể tự đặt mình vào nguy cơ mắc bệnh về thể chất khi nói "có" quá thường xuyên. Tiến sĩ Bea, người đã dành nhiều năm nghiên cứu chủ đề này, trích dẫn các triệu chứng thể chất của căng thẳng như đau cơ và khó chịu đường tiêu hóa, cũng như những tổn thương tâm lý khi nói ‘có’ quá thường xuyên.

Tiến sĩ Bea nói: “Hãy coi điều đó giống như việc bạn mang một đống các khúc gỗ trên tay. “Đến một lúc nào đó sẽ có một khúc gỗ cộng dồn quá nhiều và tất cả chúng sẽ bắt đầu rơi xuống đất. Hãy cố gắng để mắt xem các nhiệm vụ có đang rơi khỏi tầm ngắm của bạn hoặc bạn đang bỏ lỡ thời hạn, đó là một dấu hiệu rõ ràng rằng bạn đang làm quá mức và cần phải dừng lại ”. Tất nhiên, nếu bạn đã nói "không" với khúc gỗ cuối cùng đó, thì sẽ không có khúc nào khác bị rơi.

Bản chất của con người là muốn nói "có" với người khác - xét cho cùng thì chúng ta cũng chỉ là những sinh vật bầy đàn. Nhưng nếu chúng ta làm như vậy liên tục, chúng ta có nguy cơ liên tục đánh rơi các “khúc gỗ”. Một nghiên cứu gần đây của Đại học Stanford cho thấy năng suất mỗi giờ giảm mạnh khi một người làm việc hơn 50 giờ một tuần. Hơn nữa, các nhà nghiên cứu phát hiện ra rằng những người làm việc tới 70 giờ một tuần chỉ hoàn thành được lượng công việc tương đương với những người làm việc trong 55 giờ. Nói tóm lại, mang theo quá nhiều “khúc gỗ” - hay không thể nói "không" với các tác vụ được bổ sung - thực sự làm lãng phí thời gian, năng lượng và tài nguyên.

Không thể phủ nhận rằng "không" có thể là một từ không thoải mái khi nói - với đồng nghiệp, với cấp trên và đặc biệt là với khách hàng. Nhưng chúng ta thử nghĩ xem, có khi nào mà việc gắn bó với vùng an toàn lại giúp ai đó đạt được mục tiêu đâu? Chúng tôi đã tham khảo ý kiến ​​của một số nhà tâm lý học kinh doanh, huấn luyện viên nghề nghiệp và chuyên gia nghi thức hàng đầu thế giới để cùng nhau đưa ra các quy tắc để nói ‘không’ đúng cách. Hãy đọc để biết cách biến một nhận thức tiêu cực thành tích cực, để thúc đẩy bạn và nhóm của bạn đạt được những thành công lớn hơn.

10 quy tắc để nói “không”

1. Thể hiện sự tự tin khi truyền đạt

Cách bạn nói ‘không’ như thế nào mới là điều quan trọng. Một từ "không" mang tính xây dựng khi bạn quá căng thẳng cho phép bạn thể hiện sự chuyên nghiệp, đồng thời củng cố cho mọi người biết giá trị thời gian của bạn. Lý tưởng nhất là bạn đưa ra cái ‘không’ một cách rõ ràng, tử tế và đầy tôn trọng - và làm như vậy một cách tự tin sẽ tránh làm sai lệch hoặc làm loãng thông điệp của bạn. Huấn luyện viên cuộc sống Dave Knight, người dẫn chương trình podcast của Sunday Settler cho biết: “Tự tin khi đưa ra lời nói “không” là chìa khóa quan trọng. “Nếu bạn là người tích cực và quyết đoán, điều đó cho thấy bạn coi trọng bản thân, thời gian và công việc bạn đang phải chịu trách nhiệm. Bằng cách tập trung vào điều tích cực đó, bạn sẽ giảm thiểu khả năng làm bất kỳ ai khó chịu”. Hãy trả lời ngắn gọn và tập trung vào lý do tại sao bạn từ chối: đó là vì bạn cam kết mang lại chất lượng hàng đầu cho khối lượng công việc hiện có của mình. Vì vậy, hãy nói với họ chính xác điều đó - và nói ra điều đó một cách thật tự tin.

2. Tập dượt trước

Tất nhiên, bạn không bao giờ biết khi nào một yêu cầu khó xuất hiện, nhưng điều đó không có nghĩa là bạn không thể chuẩn bị với danh sách các câu trả lời hữu ích được lưu lại một cách an toàn. Theo nhà xã hội học Christine Carter của Đại học UC Berkeley, “Khi chúng ta lập một kế hoạch cụ thể trước khi đối mặt với một yêu cầu nào đó, sau này khi gặp phải nó chúng ta sẽ có những hành động nhất quán với ý định ban đầu.”

Vì vậy, hãy thiết lập cho mình các cơ sở lý luận ngay bây giờ, bằng cách chuẩn bị trước một vài câu thoại mang âm hưởng chuyên nghiệp, chẳng hạn như: “Cảm ơn vì đã đề xuất, nhưng rất tiếc là lịch công việc của tôi đang rất kín và không thể nhận thêm” hoặc “Để tôi xem lại bởi vì tôi đang rất bận với các dự án A và B vào lúc này. " Cách tiếp cận này có thể đặc biệt hữu ích trong trường hợp nói ‘không’ với cấp trên, điều này có thể khó hơn nói không với đồng nghiệp.

Huấn luyện viên điều hành Susy Roberts, người sáng lập công ty tư vấn phát triển con người Hunter Roberts, cho biết: “Tôi thường khuyên mọi người ghi nhanh những gì họ sẽ nói trước. “Dù trong bất kỳ tình huống nào, việc viết ra những điều bạn muốn nói trước có thể giúp bạn trở nên rõ ràng - và điều đó sẽ giúp bạn truyền tải thông điệp của mình một cách thành công.”

3. Truyền tải các cụm từ mang tính “kích hoạt”

Những từ và cụm từ bạn “rắc" xung quanh từ "không" của mình sẽ tạo nên sự khác biệt. Đặc biệt, các thuật ngữ như "ưu tiên", "trách nhiệm", "hỗ trợ" và "cam kết" đều có lợi cho phản hồi của bạn. Knight nói: “Nghe có vẻ kỳ lạ, nhưng khi nói‘ không’, mẹo là bạn hãy tránh những từ và cụm từ tiêu cực xung quanh nó, bởi vì chúng dẫn đến trải nghiệm tiêu cực tổng thể”. “Hãy lướt qua các từ như 'không may' hoặc 'không thể' và thay vào đó sử dụng các cụm từ tích cực như 'Tôi có thể' hoặc 'Tôi có thể hỗ trợ bạn bằng cách nào khác?' Đưa ra ý kiến ​​lạc quan về từ 'không' với các cụm từ kích hoạt phù hợp sẽ luôn đảm bảo nó được đón nhận tốt hơn. ”

4. Đưa ra lý do - và giữ nó ngắn gọn

Từ ‘không’ tốt nhất luôn đi đôi với ‘tại sao’ - và mẹo là giữ cho nó thật ngắn gọn. Nếu phải quay lại tường thuật toàn bộ lịch làm việc của mình, bạn có nguy cơ gặp phải các dự án hoặc thời hạn khác bị lâm vào tình trạng bị hỏi dồn & thắc mắc không cần thiết. Thay vào đó, hãy tóm tắt các ưu tiên hiện tại của bạn một cách gọn gàng. Roberts nói: “Bạn không cần phải đi vào chi tiết quá dài và bạn chắc chắn không nên cá nhân hóa mọi thứ. “Tuy nhiên, một lý do ngắn gọn và hợp lệ luôn cần thiết để mọi người có thể hiểu lý do hợp lý cho việc“ không ”của bạn.” Trên thực tế, một cụm từ đơn giản như “Tôi có dự án X là dự án có mức độ ưu tiên cao phải hoàn thành và sẽ không thể hoàn thành trong ít nhất Y ngày” sẽ giúp bạn hoàn toàn truyền tải được thông điệp “không” một cách hiệu quả..

5. Xuất phát từ tư duy mong muốn tìm ra giải pháp

Hỏi xem bạn có thể đóng góp cho dự án theo cách khác hay giải quyết nó vào ngày sau đó. Nếu có thể, hãy hướng người yêu cầu đến một nguồn hữu ích mà họ có thể tham khảo, chẳng hạn như một bài báo hoặc trang web hữu ích. Trên tất cả, hãy tìm những cách nhỏ và hữu ích mà không phải gánh toàn bộ, chẳng hạn như tham gia các buổi brainstorm hoặc đọc lướt bản thảo đầu tiên. Roberts nói: “Bạn chỉ cần cho mọi người thấy rằng bạn muốn giúp họ nhưng không thể hoàn thành toàn bộ nhiệm vụ vào lúc này - và củng cố rằng họ có thể luôn quay lại vào lúc khác. Các cụm từ cụ thể để sử dụng có thể là: “Tôi có thể hỗ trợ bằng cách làm…” và “Bạn đã cân nhắc lựa chọn thay thế này chưa?”

6. Thực hiện chuyển giao

Chiến thuật này có lợi cho cả hai người, bởi vì bạn đang gỡ bỏ vấn đề của họ và của bạn, bằng cách chuyển tới nơi mà nó có thể được giải quyết hiệu quả hơn. Đề xuất các đồng nghiệp khác có thể có nhiều nguồn lực hơn hoặc chuyên môn phù hợp, hoặc tốt hơn vẫn là một freelancer bên ngoài, họ sẽ cảm ơn bạn vì điều đó. “Nói‘ không ‘có thể là một điều tích cực cho cả hai bên, miễn là bạn đề xuất những người thay thế có thể thay bạn làm điều đó”, nhà tâm lý học tại nơi làm việc và huấn luyện viên nghi thức kinh doanh Paul Russell, người sáng lập Luxury Academy cho biết. “Khi làm như vậy, hãy luôn tránh sử dụng từ‘ nhưng ’, điều này có thể nghe giống như bạn đang ngụy biện trong khi thực ra bạn đang cung cấp một giải pháp thay thế khả thi. ” Chiến thuật này có thể đặc biệt hữu ích khi đối phó với sếp lớn. Ví dụ: bạn có thể nói: “Tôi có thể đề nghị [x đồng nghiệp hoặc y freelancer] xử lý vấn đề lần này không? Bởi vì tôi biết anh ấy rất thành thạo trong lĩnh vực này và cực kỳ đáng tin cậy ”.

7. Hãy đồng cảm và trắc ẩn

Thừa nhận rằng từ "không" của bạn có thể tạo ra nhiều khó khăn cho người yêu cầu là một cách luôn luôn hiệu quả. Chỉ cần thêm một câu kiểu như "Tôi hoàn toàn hiểu rằng quyết định của tôi có nghĩa là công việc này sẽ được giao lại vào tay bạn" có thể tạo ra tất cả sự khác biệt, làm cho bạn trở nên như một đồng minh thay vì kẻ thù. Chiến thuật tồi tệ nhất là không thừa nhận hoặc phớt lờ yêu cầu của họ và hy vọng họ hiểu. “Không phản hồi không phải là một lựa chọn chuyên nghiệp,” huấn luyện viên hiệu suất được chứng nhận David Grieve nói. “Điều đó báo hiệu rằng bạn đang không thể hiện bất kỳ sự đồng cảm hoặc ưu tiên nào đối với người đưa ra yêu cầu - và điều đó không giúp ích gì cho bạn trong ngắn hạn hoặc dài hạn.” Thay vào đó, hãy phản hồi nhanh chóng - và luôn thừa nhận cảm giác của người khác.

8. Sử dụng “chúng tôi”, “chúng ta" thay vì “tôi”

Sử dụng ‘chúng tôi’ & ‘chúng ta' rất quan trọng vì nó tạo ra sự thống nhất và cảm giác làm việc theo nhóm. Bạn có thể không giúp được gì trong trường hợp cụ thể này nhưng bạn vẫn là thành viên trong nhóm và bạn vẫn đang đi cùng hướng với họ. Cách tiếp cận này có thể đặc biệt hiệu quả khi bạn nói "không" thay mặt cho người khác. Knight nói: “Nói“ không ”có thể là một cách tuyệt vời để chứng tỏ khả năng lãnh đạo trong việc bảo vệ nhóm của bạn và điều đó cũng sẽ gây ấn tượng với những người cấp cao hơn trong chuỗi nhân sự. “Thêm vào đó, nhóm của bạn sẽ yêu mến bạn vì đã đặt nhu cầu và sức khỏe của họ lên hàng đầu, và điều đó sẽ truyền cảm hứng để họ làm việc chăm chỉ hơn vì bạn.” Để thực hiện điều này, hãy thử một cụm từ như: “Nhóm của chúng tôi đang làm việc với công suất tối đa cho các dự án X và Y. Có lẽ chúng ta có thể tìm kiếm một cách tiếp cận khác, chẳng hạn như Z? ”

9. Thể hiện lòng biết ơn khi được liên hệ

Luôn nói rõ rằng bạn rất biết ơn khi được liên hệ. Hãy nhớ rằng, nếu ai đó đang giao nhiệm vụ cho bạn, điều đó có nghĩa là họ tin tưởng bạn và tin tưởng vào khả năng của bạn. Và điều đó tự nó xứng đáng được công nhận. Hãy cho họ biết rằng bạn rất tự hào khi được cân nhắc - sau cùng, bạn muốn mở rộng cánh cửa cho các dự án trong tương lai, khả thi hơn. “Cách tốt nhất để thể hiện lòng biết ơn là nói những câu như ‘Nghe hấp dẫn đấy’ hoặc ‘Tôi đánh giá cao việc bạn cân nhắc tôi cho việc này’," Cuối cùng thì kết quả vẫn là "không", nhưng nghe hay hơn là "không, nhưng cảm ơn bạn rất nhiều vì đã hỏi".

10. Luôn kết thúc bằng một ghi chú tích cực

Một cách hay để kết thúc cuộc trò chuyện qua email hoặc điện thoại mà bạn đã trả lời "không" là bằng một câu đơn giản "Cảm ơn bạn đã thông cảm". Bạn đang trở nên chuyên nghiệp, lịch sự và rõ ràng, nhưng cũng tự tin, quyết đoán, dứt khoát và khẳng định không có chỗ cho việc bàn đi bàn lại nữa. Russell nói: “Khi bạn bàn ra, bạn cần phải lịch sự nhưng thẳng thắn. “Đừng rơi vào sai lầm bằng việc thiếu thành thật ở giai đoạn này, khi nói rằng bạn vô cùng xin lỗi. Mục tiêu cuối cùng của bạn là chứng tỏ mình có thể đưa ra quyết định một cách sáng suốt và bạn là người trực tiếp và trung thực. Cách bạn hoàn thành từ "không" của mình cần phải nhấn mạnh điều đó. "