Confluence là một workspace mở và chia sẻ, nơi các nhóm cộng tác trên dự án, cập nhật thông tin hoặc các thông báo quan trọng của công ty, nhận câu trả lời cho các câu hỏi về HR, thậm chí tự động hoá các báo cáo tài chính. Confluence nhanh chóng kết nối bạn với thông tin và những người bạn cần, vì vậy mọi thứ đều nằm trong tầm tay. Thông qua một hệ thống các space và trang Confluence, công việc của bạn được tổ chức, thông tin được sắp xếp hợp lý, và giúp bạn tiết kiệm thời gian.

Trong bài này, chúng tôi sẽ hướng dẫn tạo space Confluence một cách chuyên nghiệp, cung cấp các ví dụ thực tế để bạn có được nhiều lợi ích nhất từ Confluence. Làm cách nào để xây dựng space cho nhóm? Space là nơi nhóm của bạn tạo, chia sẻ và thảo luận mọi thứ trong dự án, giữ mọi người trên cùng một trang. Khi bạn lần đầu tiên thiết lập space, bạn sẽ muốn tối ưu nó cho đồng nghiệp cả trong và ngoài nhóm. Dưới đây là cách nhóm marketing sử dụng Confluence:  

1. Nhấn mạnh những thông tin quan trọng nhất 

Trang chủ space là trang đầu tiên mà bất cứ ai, đặc biệt là nhóm của chúng tôi và những người thường xuyên hợp tác với chúng tôi, đều nhìn thấy khi họ ghé thăm space marketing của chúng tôi. Chúng tôi muốn làm cho thông tin quan trọng nhất nổi bật ngay lập tức: nhóm của chúng tôi là ai và mục tiêu trong quý của chúng tôi là gì. Để giữ page gọn gàng, chúng tôi cung cấp các shortcut tự giới thiệu và kế hoạch quý của chúng tôi trên đầu trang. Bên dưới các shortcuts, chúng tôi sử dụng Recently Updated macro để hiển thị những gì nhóm của chúng tôi hiện đang làm việc.

Cuối cùng, trang chủ space là dashboard của nhóm chúng tôi. Bất cứ ai trong nhóm đều có thể nhanh chóng nhìn thấy đồng đội hiện đang làm gì và cũng có thể hiểu được những thành quả quan trọng sắp tới. 

2. Sử dụng shortcut và page tree để truy cập thông tin 

Nhóm của chúng tôi không làm việc trong một silo nên điều quan trọng là làm cho mọi người dễ dàng tìm thấy công việc mà nhóm của chúng tôi đã làm hoặc xem chúng tôi đang làm việc gì.

Thông thường một trong những người quản lý sản phẩm của chúng tôi hoặc một thành viên của nhóm quản lý có thể yêu cầu cập nhật trạng thái. Thật dễ phản ứng bằng cách hướng họ vào space của chúng ta. Chúng tôi tự hào về sự minh bạch, và Confluence giúp các đội khác dễ dàng hiểu chúng tôi đang làm gì.

Các space shortcut được đánh dấu trong hình ảnh bên dưới là rất quan trọng để điều hướng cho cả nhóm của chúng tôi và toàn bộ tổ chức của chúng tôi. Thật dễ dàng tìm thấy lộ trình của nhóm, các mục tiêu trong quý, ghi chép cuộc họp, các tệp tin và quyết định quan trọng. Bạn thậm chí có thể liên kết đến công việc không có trong Confluence như các tác vụ được theo dõi trong Jira Software. Trang chủ cho một cái nhìn tổng quan, và các shortcut giúp bạn dễ dàng đi sâu hơn vào các trang đó.

Cũng cần lưu ý rằng page của chúng tôi không ngừng phát triển. Chúng tôi muốn tiếp tục phát triển space nhằm hỗ trợ công việc tốt hơn.

Chúng ta hãy nhìn vào một vài ví dụ khác:

Nhóm thiết kế của chúng tôi có một quan điểm thực tế, tối giản với space của họ. Trang chủ space có hình ảnh và sứ mệnh của nhóm và cung cấp liên kết tới công việc quan trọng nhất của họ, và các blog họ đã đăng nội bộ cho công ty.

Nhóm Product Growth của chúng tôi giữ space của họ đơn giản và giới thiệu về sự tăng trưởng cho những người không quen thuộc với nhóm của họ. Nhiều nhóm cảm thấy hữu ích khi đặt liên kết tới Jira Service Desk của mình, nhóm này đặt ở bên phải trang của họ trong hình dưới đây. Jira Service Desk là phần mềm dịch vụ cho phép các nhóm dịch vụ CNTT theo dõi, quản lý và giải quyết các yêu cầu.

Làm thế nào để tạo ra một project space?

Trong khi chúng tôi chủ yếu dành space cho các nhóm, một số project phức tạp và cần nhiều tài liệu hơn, do đó hưởng lợi từ việc có space riêng của họ! Ví dụ về những project lớn hơn này là các sáng kiến cross-product, thiết kế lại trang web hoặc thông tin về đối thủ cạnh tranh. Dưới đây chúng tôi sẽ giới thiệu cho bạn các đề xuất của chúng tôi để tổ chức những space cho dự án lớn - sử dụng bảng dashboard dự án.

Vì có một số cách khác nhau để tạo space cho một project, nên rất khó để được chỉ định. Nhưng tương tự như space của nhóm, điều quan trọng là làm cho trang chủ của space là bảng dashboard cho project của bạn.  Đây là công việc của chúng tôi trong việc xây dựng space hiệu quả cho các dự án.

1. Đặt mục tiêu, xác định các bên liên quan, theo dõi sự tiến bộ

Một người nào đó trong công ty của bạn là người không quen với dự án này và trang chủ space sẽ cung cấp cho họ những gì họ cần biết. Các thành phần chính bao gồm tầm nhìn của project, các bên liên quan, các mục tiêu của project, và các số liệu được sử dụng để theo dõi chúng. Trang chủ cũng có các trang chính của project vì vậy mọi người dễ dàng tìm thấy thông tin họ cần khi vào space.  

2. Cung cấp một lịch trình

Cũng giống như team calendar giúp mọi người hiểu bạn đang làm gì, sử dụng một roadmap planner hoặc lịch làm việc của nhóm rất hữu ích cho việc theo dõi các sản phẩm quan trọng và các mốc quan trọng của project. Bạn cũng có thể theo dõi các sản phẩm trong Jira Software, giúp mọi người hiểu (và tự biết) về cách project đang diễn ra. Bạn có thể đặt lịch vào space hoặc liên kết tới trang (hoặc bảng Jira) như Customer Support và Success team đã làm ở đây trong “Dates and Timelines.”