Bạn có biết rằng một nhân viên trung bình lãng phí 19 ngày làm việc mỗi năm cho các nhiệm vụ có thể automation (tự động hóa)?
Đã đến lúc tận dụng tối đa sức mạnh của việc tự động hóa và cho các bot xử lý những công việc thủ công này. Khi nhiệm vụ của một người được tự động hóa và người phụ trách nhiệm vụ tiếp theo không cần phải dành thời gian theo dõi cập nhật nữa. Hiệu ứng domino tích cực này dẫn đến một ngày làm việc được tối ưu hóa cho tất cả mọi người.
Confluence Automation chính là giải pháp giúp bạn đạt được điều này. Hãy bắt đầu sử dụng việc tự động hóa ngay từ hôm nay và bạn sẽ không bao giờ muốn quay lại với cách làm việc thủ công trước đây nữa!
Tự động hóa là gì và được sử dụng để làm gì?
Tự động hóa là quá trình thiết lập các tiêu chí hoặc rule (quy tắc) tự động kích hoạt một hành động khi nó xảy ra. Mục đích của tự động hóa là giảm thiểu các công việc lặp lại.
Ví dụ: Editor của bạn yêu cầu bạn thông báo mỗi khi có một page mới trong knowledge base sẵn sàng để họ phê duyệt. Thay vì gửi thủ công bản cập nhật trạng thái page qua Slack hoặc email, bạn có thể sử dụng một tool (công cụ) như Confluence Automation để tự động gửi thông báo. Lợi ích lớn nhất của việc tự động hóa chính là giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo rằng nội dung mới cần review sẽ không bị bỏ sót.
Lợi ích của tự động hóa công việc là gì?
Tự động hóa công việc mang lại lợi ích từ cấp độ cá nhân đến cấp độ tổ chức. Ở cấp độ cá nhân, việc tự động hoá có thể tăng năng suất và hiệu quả - giảm chi phí lao động và tăng output. Điều này mang đến đến cơ hội để đổi mới và mở rộng quy mô cho tổ chức của bạn.
Quy trình công việc được cải thiện
Tự động hóa giúp quản lý content lifecycle (quá trình hoàn thiện nội dung từ giai đoạn khởi tạo đến phân phối và theo dõi hiệu quả) và cải thiện quy trình làm việc.
Ví dụ: khi một bản tóm tắt sáng tạo được cập nhật và thay đổi trạng thành "ready for review", một tin nhắn Slack có thể tự động thông báo cho người quản lý. Bằng cách này, người quản lý được thông báo ngay lập tức, giúp công việc diễn ra liền mạch.
Tổ chức rõ ràng và gọn gàng
Tự động hóa giúp giữ cho các Confluence space luôn gọn gàng, có sự liên kết và có tổ chức. Việc này giúp duy trì một nguồn thông tin chính xác, bao gồm tự động lưu trữ nội dung cũ, sắp xếp trang mới publish (đăng tải) và thông báo cho cộng tác viên về các cập nhật quan trọng.
Giữ cho công việc luôn đúng tiến độ
Nếu một nhiệm vụ sắp đến hạn, email sẽ tự động được gửi đi hoặc sẽ có thông báo nhắc nhở qua push về nhiệm vụ chưa hoàn thành. Điều này không chỉ giúp cá nhân luôn đi đúng tiến độ công việc mà còn giúp bạn tiết kiệm thời gian và năng lượng cho việc theo dõi.
Space (không gian) nhóm được chuẩn hóa để giảm thiểu nhầm lẫn
Các không gian làm việc được chuẩn hóa sẽ giúp giảm thiểu nhầm lẫn. Bằng cách đó, nếu một người tạo một không gian mới, không gian đó sẽ tự động đăng tải hoặc bao gồm cùng một tập hợp các trang, nhiệm vụ hoặc chi tiết cần thiết. Một tool cộng tác như Confluence có các template cho việc này, hoặc bạn có thể tự tạo các template của riêng mình ngay từ khi bắt đầu.
Cách xây dựng các automation rule trong tổ chức của bạn
Xây dựng các automation rule (quy tắc tự động hóa) hiệu quả liên quan đến việc lên kế hoạch cẩn thận, xác định rõ ràng mục tiêu và kết quả mong đợi. Bạn nên bắt đầu từ đơn giản và sau đó dần dần điều chỉnh các quy tắc để làm cho chúng trở nên phức tạp và sắc thái hơn. Điều quan trọng là thiết kế các logical rule mà bạn có thể dễ dàng đào tạo những người khác để xây dựng hoặc làm theo.
Các quy tắc tự động hóa nhằm mục đích đơn giản hóa quy trình và giảm thiểu các tác vụ thủ công. Các quy tắc và ví dụ phổ biến bao gồm:
Phân công task: Một task mới được tự động giao dựa trên khả năng sẵn có và chuyên môn của người phù hợp
Kích hoạt luồng công việc: Sau khi hoàn thành một giai đoạn nhất định của dự án, trạng thái sẽ được tự động điều chỉnh sang giai đoạn tiếp theo.
Nhắc nhở về thời hạn: Các thành viên trong team tự động nhận được thông báo khi thời hạn đến gần.
Cập nhật trạng thái: Đánh dấu một cột mốc quan trọng đã đạt được khi tất cả các task liên quan được hoàn thành.
Nhập và truyền data (dữ liệu): Cập nhật bài viết trong cơ sở tri thức sau cuộc họp toàn thể.
Thông báo theo điều kiện: Cảnh báo quản lý khi một task quá hạn.
Tạo báo cáo: Thiết lập chu kỳ hàng tháng cho các báo cáo KPI tự động.
Quy trình nâng cấp: Đánh dấu một task là ưu tiên khi nó chưa được giải quyết trong một khoảng thời gian nhất định.
Sau đây là hai cách để thiết lập quy tắc tự động hóa với Confluence
Thiết lập các quy tắc tự động hóa với Confluence Automation Rule Builder.
Đây là công cụ kéo thả trực quan, thân thiện với user để tạo và chỉnh sửa các quy tắc tự động hóa. Bạn chỉ cần ít nhất hai thành phần: trigger (trình kích hoạt) và action (hành động). Trigger là sự kiện bắt đầu chạy một quy tắc (điều kiện), còn action là những gì bạn muốn quy tắc đó thực hiện.
Giả sử task của bạn là xem xét các hạn chót của team trong tuần và nhắc nhở họ về các ngày đến hạn sắp tới. Để thiết lập tự động hóa trong Confluence, bạn sẽ đi đến tab Automation trong phần Space settings. Ở đó, bạn có thể chọn từ template sẵn có hoặc tạo quy tắc của riêng mình. Vì trigger cụ thể của bạn là thời gian trong tuần, nên bạn sẽ chọn trigger là "every Monday". Tiếp theo, bạn sẽ chọn action, gồm hai phần: Find all tasks due within the next five days và send the assignee a reminder email.
Tóm lại, quy tắc của bạn sẽ như thế này sau khi setup: “Every Monday, find all tasks due within the next five days, and send the assignee a reminder email.”
Kích hoạt Atlassian Intelligence (AI) để xâu dựng các automation rule
Tính năng này cho phép bạn mô tả bằng ngôn ngữ thông thường những gì bạn muốn tự động hóa và Atlassian Intelligence sẽ tự tạo các quy tắc. Bạn không cần biết lập trình để sử dụng tính năng này. Hãy tìm hiểu cách sử dụng tại đây.
Các best practice để quản lý quy tắc tự động hóa trong tổ chức của bạn
Sau khi xây dựng các quy tắc và khởi chạy chúng một cách nhất quán, bạn sẽ bắt đầu nhận thấy một số cách để quản lý và cải thiện quy trình của mình tốt hơn. Quản lý các quy tắc chiến lược sẽ giúp công việc trở nên dễ dàng hơn với tự động hóa.
Nhóm các quy tắc của bạn: Sắp xếp các quy tắc theo nhóm liên quan để dễ dàng tìm kiếm và lọc. Ví dụ, nhóm các quy tắc tạo report (báo cáo) có thể được đặt tên là "reports".
Chỉ định quyền hạn sở hữu: Chỉ định từng người cho từng quy tắc để đảm bảo việc triển khai và bảo trì. Người này cũng có thể cung cấp tư vấn hoặc đào tạo về best practices. Confluence cho phép hiển thị thông tin chủ sở hữu của từng quy tắc.
Kiểm tra định kỳ: Theo dõi hoạt động của các quy tắc để đánh giá hiệu quả và quyết định giữ lại, chỉnh sửa hoặc tắt. Số lượng rule cần phù hợp, tránh gây quá tải cho thành viên trong team.
Theo dõi hoạt động của các quy tắc trong Confluence bằng audit log. Tab này sẽ hiển thị hiển thị ngày chạy, trạng thái thành công/thất bại và lý do thất bại (nếu có) của quy tắc.
Sử dụng template: Tiết kiệm thời gian và tạo ra các quy tắc hiệu quả bằng cách sử dụng template. Bạn có thể tạo template tùy chỉnh của riêng mình hoặc sử dụng template có sẵn ở Confluence, chẳng hạn như gửi email có tóm tắt do AI tạo ra sau khi page ghi chú cuộc họp được đăng tải. Confluence phát hành 4 danh mục template để cải thiện việc tự động hóa.
Organize (tổ chức) - Giúp duy trì nguồn thông tin chính xác.
Cross-Product (liên sản phẩm) - Giúp thúc đẩy công việc liên quan đến nhiều sản phẩm.
Collaborate (cộng tác) - Nâng cao năng suất cho team.
Notify (thông báo) - Đảm bảo thông tin được cập nhật đến người có liên quan.
Tips để xây dựng quy tắc tự động hóa thành công
Khi bạn đi sâu hơn vào thế giới tự động hóa, một cách để học là tìm đến những người đã đi trước bạn. Sau đây là một số mẹo nội bộ giúp bạn xây dựng các quy tắc tự động hóa thành công:
Cụ thể hóa: Xem xét các tình huống có thể xảy ra và đặt điều kiện để quy trình tự động hóa không diễn ra quá thường xuyên và tạo ra nhiều công việc hơn về sau.
Sử dụng cú pháp thích hợp: Khi tạo quy tắc với các truy vấn và giá trị thông minh, hãy sử dụng tài liệu để bắt đầu.
Sử dụng biến động: Sử dụng các giá trị thông minh của Confluence khi xây dựng quy tắc để bạn có thể dễ dàng mở rộng và áp dụng các quy tắc tương tự cho các team, ngày tháng và nội dung.
Kiểm tra quy tắc: Chạy thủ công các quy tắc sau khi đăng tải. Bạn cũng có thể cấu hình các quy tắc trong sandbox trước khi đưa vào hoạt động chính thức.
Bạn cũng có thể truy cập vào cộng đồng Atlassian để chia sẻ những phát hiện mới về tự động hóa! Luôn có những sự mới mẻ để cải thiện và tối ưu hóa cách làm việc của chúng ta.
Lựa chọn tools phù hợp cho công việc
Bất kỳ nỗ lực của việc tự động hóa nào cũng chỉ trở nên dễ dàng và tốt hơn khi bạn sử dụng đúng tool cho nhu cầu của mình. Confluence luôn nỗ lực cải thiện và nâng cao các giải pháp tự động hóa. Atlassian liên tục đầu tư vào AI và ưu tiên cải thiện trải nghiệm để giúp tất cả các team trở nên hiệu quả hơn trên tất cả bộ Atlassian và các tool liền kề. Và họ cũng đang nỗ lực tạo ra các trigger và action mới với các tích hợp gốc, đơn giản hóa và cũng như cải thiện thư viện template.
Candylio tin rằng ngày làm việc của bạn có thể được thay đổi bằng cách áp dụng các tool tự động hóa giúp tiến độ công việc của bạn được cải thiện và trở nên dễ dàng hơn.
Ngoài các automation rule của Confluence ra, hãy bỏ túi ngay một số automation rule không có template sẵn cho Jira rất thông dụng mà bạn có thể sẽ có tại đây nhé!
Nguồn: Atlassian
Commentaires