Sẽ là chuyện bình thường nếu bạn cảm thấy căng thẳng khi phải quản lý một dự án. Lớn hay nhỏ, một dự án khó còn có thể để lại cho bạn một vết thương về mặt tinh thần (và có thể cả về thể chất).
Dự án cuối cùng có thật sự khó khăn để hoàn thành tới vậy, hoặc vượt quá ngân sách? Bạn có bị chậm trễ về thời gian, hay sự hợp tác của đội không đủ tốt? Hoặc mọi thứ đã hoàn thành tuyệt vời, nhưng bạn không thể tìm ra cách nhân rộng thành công?
Tìm hiểu cách phần mềm quản lý dự án có thể giúp đội kiểm soát một dự án ngay từ đầu, quản lý tiến độ đến khi hoàn thành.
Mọi người đều muốn được lắng nghe. Vì vậy, trước khi bạn nhảy vào dự án, hãy dành thời gian lắng nghe các ý tưởng và mối quan tâm ban đầu của cả đội. Phần mềm quản lý dự án giúp nhóm của bạn dễ dàng chia sẻ ý tưởng, nghiên cứu và cộng tác.
Không phải tất cả mọi người trong đội đều tham gia vào những cuộc xung đột trái với ý tưởng của họ. Quản lý dự án nên khuyến khích sự tham gia và thu thập quan điểm từ những người có thể cảm nhận được rủi ro hoặc không đầu tư ngay từ đầu. Khuyến khích trao đổi thông qua các bình luận nội bộ trong phần mềm quản lý tác vụ của bạn. Chỉ ra các khu vực cụ thể mà bạn muốn đội nên tập trung chuyên môn và giải quyết nhận xét sau khi phản hồi.
Thật tuyệt vời nếu đội được cảnh báo khi họ bắt đầu đi lệch hướng dự án. Nếu ai đó thiếu thông tin quan trọng, không rõ mục tiêu hoặc có trình chặn, hãy sử dụng @mentions để cho họ biết điều gì đó cần sự chú ý của họ. Phần mềm quản lý dự án là một cách tuyệt vời để đưa đúng người vào đúng thời điểm.
Một nguồn chân lý duy nhất cho một dự án sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian (và mọi người). Các công cụ quản lý dự án trực tuyến, như Confluence cho phép bạn ghi lại và tổ chức tất cả các chi tiết quan trọng của dự án - ghi chú cuộc họp, tài liệu yêu cầu sản phẩm, nghiên cứu, phạm vi dự án, mốc quan trọng và mọi thứ ở giữa.
Đưa nhóm của bạn lên và chạy trên dự án càng nhanh càng tốt. Các giải pháp quản lý công việc trực tuyến như JIRA và Confluence cho phép bạn phân công nhiệm vụ và chuyển đổi dễ dàng để thực hiện và theo dõi.
Bây giờ khi khởi động dự án, đã đến lúc bắt đầu thực hiện và theo dõi. Phần mềm quản lý dự án chỉ định các công việc và cho phép bạn và đội luôn cập nhật ngày và trạng thái đến hạn. Mặc dù công việc được giao cho các cá nhân, phải mất cả một đội để cung cấp phản hồi và quản lý các phê duyệt. Sử dụng một công cụ quản lý dự án như JIRA để ngăn chặn sự chậm trễ và cung cấp các dự án đúng lúc.
JIRA giúp theo dõi các dự án như thế nào?
Quản lý dự án và nhiệm vụ trong phần mềm quản lý dự án bắt đầu bằng quy trình làm việc. Quy trình công việc xác định quy trình của bạn và cho phép nhóm của bạn theo dõi các tác vụ. Trực quan hóa quy trình của bạn để nhóm của bạn biết các dự án và nhiệm vụ đang tiến triển như thế nào. Dưới đây là ví dụ về quy trình làm việc mà nhóm của bạn có thể theo dõi trong JIRA.
Quy trình công việc trên JIRA
Đây là quy trình công việc cơ bản mà JIRA cung cấp cho người dùng, với từng doanh nghiệp sẽ có những yêu cầu quy trình khác nhau mà người dùng có thể tuỳ chỉnh cho phù hợp.
Mỗi nhiệm vụ trong JIRA có tất cả các chi tiết về dự án và nhiệm vụ có liên quan ở một nơi bao gồm: thành viên nhóm nào đang làm việc trên đó, các nhận xét và phản hồi cộng tác và ngày đến hạn. Kết quả là, mỗi thành viên trong nhóm có khả năng hiển thị trên toàn bộ dự án.
Với các bảng điều khiển JIRA, bạn có thể xem được toàn bộ dự án. Bây giờ, các nhà quản lý dự án có thể được trang bị các công cụ họ cần để dàn dựng dự án và đảm bảo rằng mọi thứ được thực hiện đúng lúc. Phần mềm quản lý dự án, như JIRA, giúp bạn đảm bảo rằng các kế hoạch bạn thực hiện trở thành các công việc và dự án thực sự được thực hiện.
Hoàn thành dự án
Vậy bạn đã bắt đầu với HEART, đã thực hiện và theo dõi công việc, bây giờ cuối cùng là hoàn thành dự án. Phần khó khăn đã được thực hiện, nhưng hãy chắc chắn rằng tất cả mọi thứ được lưu trữ trong phần mềm quản lý dự án. Bằng cách liên kết file, nội dung và nếu thích hợp hãy đảm bảo rằng mọi thứ đều có thể tìm kiếm được và các đội trong tương lai sẽ có thể tìm được và hưởng lợi từ công việc đã hoàn thành.