Các nhà tiếp thị không ngừng tìm kiếm các cách tiếp cận nhanh và linh hoạt hơn, đặc biệt là công cụ truyền thông sử dụng nền tảng mạng xã hội, nội dung và công nghệ tiếp thị kỹ thuật số đã thay đổi nhiều so với truyền thống. Việc lên kế họach từ nhiều tháng đã không còn được sử dụng.

Ngày nay, các nhà tiếp thị phải luôn cập nhật thông tin phản hồi từ khách hàng liên tục để điều chỉnh kế hoạch của họ dựa trên những xu hướng đó. Đó là lý do tại sao nhiều người đang xem xét áp dụng agile vào tiếp thị, chẳng hạn như scrum và kanban, nhằm phát triển hơn.

Ngày nay, các phương pháp Agile áp dụng phổ biến trong phát triển software, chuyển từ waterfall (big-bang launches) sang agile (small, incremental releases).

Quản lý Agile project giúp các nhóm nâng cao năng suất, sự minh bạch và kết quả (những yếu tố cần thiết để theo dõi dự án). Nhưng các phương pháp agile như vậy có giúp ích trong việc lên kế hoạch tiếp thị? Chúng tôi nghĩ rằng là có.

Thứ nhất, phương pháp agile là gì?

Agile là một nguyên tắc phát triển phân đoạn lặp trong quản lý các dự án để tập trung vào việc phát hành liên tục và kết hợp phản hồi của khách hàng với mỗi lần lặp lại. Bắt đầu từ khái niệm sản xuất lean của Toyota trong những năm 1940, các phương pháp agile được áp dụng để giảm lãng phí và tăng sự minh bạch trong các nhóm, đồng thời đáp ứng nhanh với các nhu cầu luôn thay đổi từ khách hàng.

Agile truyền thống có thể được phân thành hai phương pháp cơ bản, được gọi là scrum và kanban. Trong scrum, các dự án được quản lý thông qua lặp đi lặp lại các giai đoạn, được gọi là sprint. Trong khi scrum tập trung vào các phân đoạn với thời gian cố định, kanban tập trung vào việc phát hành liên tục. Khi một dự án hoặc công việc (được biết đến như là story) trong kanban đã hoàn thành, và sẽ được phát hành, sau đó đội sẽ chuyển sang story tiếp theo.

Áp dụng Scrum & agile trong marketing

Khung làm việc cơ bản để quản lý dự án với scrum bao gồm lập kế hoạch sprint, scrum hàng ngày (còn gọi là stand up), đánh giá sprint, và retrospectives. Trọng tâm chính là hoàn thành một khối lượng công việc trong một khoảng thời gian cố định, và có thể thay đổi theo từng đội. Nhiều nhà tiếp thị cho rằng thời gian sprints một tuần là lý tưởng, khi trong phần mềm, hai tuần dường như là tiêu chuẩn.

• Lập kế hoạch sprint:
•  đội sẽ lên kế hoạch để quyết định công việc nào sẽ được hoàn thành trong sprint sắp tới, (trong thời gian cố định, thường là 1-2 tuần). Công việc được chọn dựa trên những gì có thể đạt được trong khung thời gian đó. Đội sẽ lấy công việc trong danh sách backlog, và chọn các công việc được ưu tiên tiếp theo từ backlog để làm việc trong lần sprint tiếp theo.
• Scrum hằng ngày hay stand up: 
• Cuộc họp nhỏ kéo dài 15 phút, trong đó đội thảo luận về tiến độ sprint và mọi khó khăn.
• Đánh giá sprint hay demos:

 Một cuộc họp đội, trong đó các thành viên chia sẻ những gì họ đã hoàn thành hoặc chưa vào cuối sprint. Điều này giúp tăng tính minh bạch trong các đội.

• Sprint retrospectives:

 Một cuộc họp trong đó các thành viên của nhóm xác định những gì đã làm được và những gì chưa hoàn thành trong sprint, ngoài ra việc phản ánh mức độ ước tính của họ về những gì có thể làm được so với thực tế.

Các nhà tiếp thị Agile sử dụng scrum vì phù hợp với nội dung hoặc tiếp thị theo kiểu sản xuất, xác định các yêu cầu trong dự án và chuyển nó vào trong mỗi sprint. Tuy nhiên, điều quan trọng cần lưu ý là bạn có thể phân chia các giai đoạn trong một chiến dịch, như là thiết kế trang web là một sprint thay vì toàn bộ chiến dịch trong cùng một sprint.

Mark Gopez, cựu giám đốc marketing của Gliffy, đã sử dụng phương pháp scrum vào đội. Các story, hoặc dự án, bao gồm từ các trang thử nghiệm, thay đổi nội dung trang web, kế hoạch email drip, và thậm chí thuê tuyển nhân viên. Ví dụ trong xây dựng trang thử nghiệm, các cuộc họp lập kế hoạch chạy sprint của Mark sẽ xác định yêu cầu trang web, tài nguyên thiết kế và sáng tạo cần thiết, trình điều khiển nhiệm vụ và giả thuyết (họ nghĩ trang này sẽ hoàn thành dựa trên xu hướng nào họ đang theo dõi).

Trong thời gian sprint, nhóm của Mark stand up hằng ngày với 15p ngắn để tập trung vào những gì đã thực hiện, những gì cần phải làm và cần nói chuyện với ai để cộng tác. Khi kết thúc sprint, đội sẽ mô tả những gì đã hoàn thành cho các đội khác, kể cả đội software, giúp cho mọi người biết về những công việc đang được tiến hành. Sprint retrospective giúp các đội cải thiện quy trình và điều chỉnh trong sprint kế tiếp.

Dưới đây là ví dụ về quy trình công việc agile mà Gliffy sử dụng cho các dự án tiếp thị của họ. Một story có thể được kiểm tra và vận hành thử trong một lần sprint duy nhất và sau đó chuyển đến đội triển khai cho giai đoạn thực hiện trong lần sprint tiếp theo.

Với quy trình này, đội tiếp thị Gliffy đã không chỉ giảm được thời gian cho các cuộc họp, mà còn loại bỏ những khó khăn, giúp họ tập trung vào việc vận hành. Mark đánh giá scrum giúp đội tăng khả năng theo dõi các dự án và thiết lập chính xác kỳ vọng về quản lý dự án:

Nhiều đội đang chuyển sang công nghệ quản lý dự án để hỗ trợ quá trình tiếp thị. Ví dụ: Jira boards là một cách tuyệt vời cho các đội agile marketing hình dung các công việc họ đã lên kế hoạch cho các đợt sprints. Dưới đây là một ví dụ về sử dụng Jira của Jeff Julian, tác giả của cuốn sách, "Agile Marketing, Building Endurance for your Content Marketing Efforts". Tất cả mọi người trong đội đều có thể nhìn thấy tiến trình và công việc của mỗi thành viên trong đội trong giai đoạn sprints

Nhiệm vụ của Jira giúp các đội xác định stories/projects. Jeff khuyến cáo sử dụng agile marketing để quản lý nội dung. Anh ấy sử dụng Jira tasks để lập bản đồ stories/projects cho từng cá nhân, để đảm bảo rằng các công việc và thời gian ước lượng đều được tính trong quá trình lập kế hoạch sprints

Áp dụng Kanban & agile cho marketing

Trong trường hợp áp dụng kanban cho maketing, cũng có bốn thành phần quản lý dự án chính:

Danh sách công việc (hoặc stories): Stories là những nhiệm vụ tiếp thị bao gồm các mục tiêu, các chủ đề, các cá nhân, v.v ... cung cấp một số giá trị cho khách hàng.

Columns hoặc lanes: Kanban boards là công cụ giúp mọi người hình dung công việc của họ. Lanes và columns được sử dụng trên bảng Kaban để phân công nhiệm vụ từ các luồng công việc, người sử dụng, dự án, v.v. Chúng có thể được dán nhãn theo tình trạng của nhiệm vụ, ví dụ như, ở cột (column) tên là "In Progress", nghĩa là tất cả stories (công việc) nằm dưới cột đó đều đang được thực hiện bởi các thành viên trong đội.

Giới hạn tiến trình công việc (WIP): Một quy tắc để hạn chế số lượng công việc đang thực hiện dựa trên năng lực đội. Ví dụ: đội của bạn chỉ có hai người thì không thể có nhiều hơn năm stories trong cột "In Progress" cùng một lúc, đó sẽ là giới hạn WIP của bạn.

Phát hành liên tục: Đội làm việc trên số lượng công việc được giới hạn theo WIP cho đến khi hoàn thành các nhiệm vụ đó, sau đó họ sẽ chuyển sang công việc kế.

Trong khi scrum dường như là sự lựa chọn phổ biến nhất cho agile marketing, kanban có thể là một cách tiếp cận dễ dàng hơn để mang agile marketing đến các quy trình hiện tại của bạn. Hãy nhớ rằng, scrum chạy trên một khoảng thời gian cố định nơi mà đội của bạn phải hoàn thành một cái gì đó. Thông thường, các đội cần nhiều lần sprints để hoàn thành toàn bộ dự án. Nhưng kanban cho marketing, thì không có sprints, và cho phép các nhà tiếp thị release dự án ngay khi hoàn thành.

Phương pháp này có thể là một lựa chọn tốt hơn cho một số đội tiếp thị, đặc biệt là thiết kế và UX, nơi mà không thể cố định thời gian cho một công việc. Ví dụ: nhóm tiếp thị sản phẩm của chúng tôi tại Atlassian sử dụng bảng kanban. Thay vì có một backlog chứa tất cả các nhiệm vụ (như trong scrum), với kanban chúng tôi sẽ thấy tất cả mọi việc cần phải được thực hiện và vị trí chúng trong workflow.

Kanban cho tiếp thị, không giống như scrum, không có vai trò nào trong dự án được xác định. Các đội được xây dựng xung quanh các nhiệm vụ hoặc dự án, với một project driver có trách nhiệm giao các công việc phù hợp nhất cho các thành viên trong đội.

Agile for All

Mark Gopez tuyên bố rằng chỉ cần sáu tháng áp dụng scrum với đội ngũ tiếp thị của mình, họ đã tăng số lượng stories hoàn thành tới 300%. Ngoài ra, nó khiến cho các đội sản phẩm và tiếp thị xích lại gần nhau hơn vì họ chia sẻ cùng một phương pháp, lịch trình sprint, công cụ và đồng bộ trong quản lý dự án. Zac Prospersi, Quản lý Dự án SaaS tại Gliffy chia sẻ rằng các phương pháp agile đã cải thiện khả năng cộng tác của họ với đội marketing lên rất nhiều lần.

Năng suất công việc gia tăng 300%? #agilemarketing

Các nhà tiếp thị đang tích cực tìm kiếm kỹ thuật quản lý dự án mới để theo kịp nhu cầu cao của họ, trong khi vẫn giữ được quá trình sáng tạo. Cho dù đội của bạn đang nghĩ đến việc áp dụng agile marketing để giao tiếp tốt hơn với các đội phát triển hoặc chỉ đơn giản nâng cao hiệu quả công việc, thì vẫn cần phải nắm vững các nguyên tắc agile áp dụng trong quản lý dự án marketing. Nhưng liệu nó có phù hợp với văn hoá trong đội của bạn? Hãy thử nó ngay từ bây giờ.