Việc tung ra thành công một sản phẩm mới là một quá trình phức tạp - gồm nhiều đội tham gia và đảm trách nhiều nhiệm vụ cần hoàn thành. Một kế hoạch như vậy luôn đòi hỏi sự hợp tác và đồng bộ giữa các đội với nhau. Các đội software phát triển sản phẩm, trong khi các đội marketing giới thiệu và tạo ra nhu cầu đối với sản phẩm.

Theo truyền thống, cả 2 đội software và marketing đều có phương thức hoạt động khác nhau. Các đội software làm việc trong môi trường agile với sprints và tasks được xác định và đánh giá trên velocity, trong khi các đội marketing hoạt động theo phương pháp ad-hoc nhiều hơn. Và thực tế ở các tổ chức lớn, hai đội đó có thể ở những địa điểm khác nhau, nói ngôn ngữ khác nhau hoặc phương thức làm việc hoàn toàn khác nhau!

Làm thế nào để có thể phối hợp khi họ có các quy trình khác nhau, làm việc tại các nơi khác nhau và phong cách giao tiếp khác nhau?

Phá vỡ khoảng cách giữa hai đội

Ở Atlassian, chúng tôi luôn cố gắng thu hẹp khoảng cách giữa 2 đội software và marketing bằng cách sử dụng các công cụ giống nhau: Jira Software và Jira Core. Nghĩa là cả hai đội đều làm việc trên cùng một phiên bản JIRA, vì thế đội marketing hoàn toàn có thể biết đội software đang làm gì và ngược lại.

Hãy xem xét ví dụ bên dưới để thấy cách mà global admin giúp đội marketing và đội software cộng tác và đồng bộ cùng nhau.

Hãy gặp Warren, anh ấy là global administrator - người thiết lập Jira Core

Đây là Daniel, một nhà quản lí sản phẩm và là người dùng trên Jira Software

Và June, nhà quản lí marketing

Chúng ta có một sản phẩm sẽ được ra mắt vào tháng tới, vì vậy June đang chuẩn bị tài liệu cho kế hoạch marketing. Daniel đang làm việc cật lực để các tính năng mới của sản phẩm được sẵn sàng cho việc release. Trong môi trường agile, scope và trạng thái của sản phẩm có thể thay đổi, vì vậy June cần được cập nhật thông tin về sản phẩm. Và trong quá khứ, June sẽ cần gửi emails tới Daniel hay tổ chức các cuộc họp để được cập nhật - cách làm này rất không hiệu quả. Hơn nữa, chuyện gì sẽ xảy ra nếu không Daniel không hồi âm, email bị trôi đi hay cuộc họp bị hủy và June sẽ không cập nhật được thông tin. 

Enter Warren là một global admin trên JIRA. Warren nhận ra rằng cả 2 đội đang gặp khó khăn trong việc giao tiếp và cộng tác cùng nhau. Việc thiết lập Jira Core cho đội marketing sẽ giúp có sự đồng bộ, bởi vì anh ấy có thể cấu hình workflow và issues cho đội marketing để họ theo dõi công việc tương tự như cách đội software theo dõi công việc trong Jira Software. Yeah, Warren! Bây giờ, với việc 2 đội cùng dùng một phiên bản Jira và theo dõi công việc một cách tương tự, họ có thể nói cùng một ngôn ngữ - đó là Jira.

4 lời khuyên cho global admin

Sau đây là cách một global admin có thể giúp 2 đội kết nối. Hãy bắt đầu bằng nhiệm vụ của Daniel, đội software tạo một tính năng mới. Trong khi đó June có trách nhiệm viết một bài ấn tương về những tiện ích của tính năng mới. Để đạt được thành công, Juna cần phải biết chính xác tính năng như thế nào. Sử dụng Jira Core, June có thể kết nối với Daniel và đội software của anh ấy để cộng tác hiệu quả hơn.

1. Configure Jira Core/Software dashboards

Khi lần đầu đăng nhập vào Jira Software hoặc Jira Core, người dùng sẽ nhìn thấy dashboard (bảng điều khiển) với các thông số chi tiết và hình ảnh cho trạng thái dự án hiện tại của họ. Cả hai đội marketing và software đều có thể sử dụng dashboard để nhìn thấy tiến độ công việc. (Global admin có thể cấu hình để 2 đội có quyền truy cập vào hoặc họ có thể tạo ra một dashboard cho chính mình).

2. Show users how to link a marketing task to a software issue

Các đội marketing và software làm việc trong các dự án riêng biệt nhưng công việc thường ngày của họ được thiết lập bởi các issue. Đội marketing làm việc với các tasks hoặc sub-tasks, và đội software thì làm việc trên các epics, stories, và tasks. Mặc dù không thể kết nối 2 dự án với nhau nhưng người dùng có thể kết nối 2 công việc trong 2 dự án riêng lẻ. Trong ví dụ này, nhiệm vụ viết bài tiếp thị của June sẽ được liên kết với nhiệm vụ xây dựng tính năng mới của Daniel. June có thể liên kết 2 nhiệm vụ với nhau, vì thế cô ấy có thể biết được tiến độ công việc từ Daniel và điều chỉnh công việc của mình cho phù hợp. Cô ấy có nhiều tuỳ chọn liên kết khác nhau bằng cách click vào "Link" bên dưới danh mục "More" và chọn mô tả nào là phù hợp cho mối liên kết của 2 nhiệm vụ. June chọn "Block", có nghĩa là cô ấy không thể hoàn thành công việc của mình khi nhiệm vụ xây dựng tính năng của Daniel chưa hoàn thành. Khi June cập nhật chi tiết về công việc của mình, cô ấy cũng sẽ thấy được trạng thái của nhiệm vụ của Daniel.

Lời khuyên: Bạn có thể tùy chỉnh liên kết để phù hợp cho công việc của đội. Còn trong ví dụ này thì tùy chọn liên kết như "dependent" hoặc "copied" sẽ mô tả tốt hơn cho mối quan hệ của 2 nhiệm vụ ở trên.

3. Add a link in the sidebar under Project Shortcuts

Ngoài ra, global admin có thể thêm liên kết (URLs) vào thanh sidebar để các thành viên trong đội có thể truy cập vào dự án. Bạn có thể thêm một liên kết dự án software vào trong dự án marketing và ngược lại. Bây giờ thì cả 2 đội đều có thể truy cập vào dự án nhau một cách nhanh chóng.

4. Educate users and tell them to be a watcher

Với những người dùng mới có thể sẽ không nắm bắt hết toàn bộ tính năng trong Jira Core và Jira Software, vì vậy có vài khái niệm có thể xa lạ với họ. Trong trường hợp này, là "watcher". Nếu có một issue thuộc về đội software mà đội marketing cần theo dõi cập nhật, thì đội marketing nên "watch" issue đó. Nói cách khác, nếu June đang chờ đợi đội software release sản phẩm thì cô ấy có thể theo dõi các issue có liên quan và cập nhật trạng thái liên tục. Trong khi đó, Daniel cũng sẽ biết được kế hoạch ra mắt sản phẩm do đội marketing phụ trách, và việc này đảm bảo thông tin chi tiết về sản phẩm sẽ được anh ấy kiểm tra lại. 

 Giữ sự đồng bộ cho các đội  

Sử dụng Jira Core và Jira Software giúp cho đội marketing và software giữ sự đồng bộ trong công việc và cho ra mắt sản phẩm mới thành công hơn. Đội marketing cần nắm được thời gian sản phẩm hoàn thành hoặc bị trễ, đội software thì cần cập nhật thông tin cho đội marketing trong khi tập trung phát triển sản phẩm. Đây chỉ là ví dụ nhỏ và các đội khác cũng có thể sử dụng phương pháp này để kết hợp cùng nhau cho mục tiêu chung.