Lark cho Agency và Livestream: Giải pháp thay thế sự rời rạc

Tại các agency marketing hoặc đơn vị vận hành livestream quy mô 50-200 nhân sự tại Đông Nam Á, một kịch bản quen thuộc thường xuyên diễn ra: Brief của khách hàng nằm trên Zalo, cập nhật nội bộ trôi trong Telegram, còn file thì phân tán ở 3-4 tài khoản Google Drive khác nhau.  

Hệ quả là gì? Báo cáo doanh thu mất cả tuần để hoàn thiện, các điểm bàn giao (handoff) bị lỗi và thời gian làm việc đáng lẽ phải được tính phí lại bị lãng phí vào việc tìm kiếm thông tin.  

Tại sao Agency và Livestream lại có cùng một "nỗi đau" hệ thống?

Nhìn bề ngoài, một creative marketing agency và một công ty livestream thương mại trên TikTok có vẻ là hai loại hình kinh doanh rất khác nhau. Một bên bán chiến lược thương hiệu. Một bên bán GMV. Nhưng về mặt vận hành, ở quy mô 50-200 nhân sự, cả hai gặp gần như cùng một vấn đề cấu trúc.

• Cả hai đều nặng về con người: phần lớn chi phí là nhân sự, và phần lớn kết quả phụ thuộc vào chất lượng phối hợp giữa những người không ngồi cùng chỗ.

• Cả hai đều vận hành theo sự kiện: chiến dịch, pitch, buổi quay, livestream, ra mắt sản phẩm. Mỗi sự kiện đều có brief, lịch trình, deliverable, nhà cung cấp, và post-mortem.

• Cả hai đều có nhiều bên liên quan: khách hàng, thương hiệu, freelancer, host, supplier, và nền tảng - tất cả đều cần được cập nhật mà không cần phải ngồi cùng phòng.

• Và cả hai đều tăng trưởng nhanh hơn khả năng hấp thụ của hệ thống nội bộ. Channel Slack hoạt động tốt ở 30 người và sẽ trở nên hỗn loạn ở 120 người.

Đó là lý do cả hai nhóm này đều kết thúc với cùng một bộ công cụ chắp vá và tại sao một nền tảng hợp nhất như Lark, được triển khai đúng cách, giải quyết cùng một nguyên nhân gốc rễ cho cả hai.

Lark thay thế những gì

Một agency hoặc công ty livestream ở quy mô này thường đang trả tiền cho, hoặc dùng không chính thức, tất cả những thứ sau: một app chat (Slack, Zalo, Telegram), email, video conferencing (Zoom hoặc Google Meet), bộ công cụ tài liệu (Google Workspace hoặc Microsoft 365), một công cụ theo dõi dự án (Trello, Asana, ClickUp, hoặc - phổ biến hơn - spreadsheet), wiki hoặc shared drive, hệ thống HR/nghỉ phép, và các form và approval rải rác khắp nơi trên các ứng dụng nhắn tin.

Lark hợp nhất tất cả vào một nền tảng: Messenger, Email, Meetings, Docs, Wiki, Base (database + dashboard + quản lý dự án), Calendar, Approval, Forms, và Task Lists cùng với tính năng dịch tự động, mobile, và AI Agent.

Bài học thực tế từ Naisu và Surgo Media

Naisu - một creative agency hơn 50 nhân sự tại Jakarta

Từng dùng nhiều app riêng lẻ khi team mở rộng. Việc chuyển đổi liên tục giữa các app, quản lý tài khoản, và overhead trong onboarding bắt đầu ngốn thời gian thật sự. Sau khi chuyển sang Lark, project manager Aldo Dharmawan chia sẻ team làm việc "hiệu quả hơn, giao tiếp tốt hơn, và nhìn chung đã trở nên năng suất hơn rõ rệt" đặc biệt nhấn mạnh tính năng dịch tự động của Lark khi làm việc với các bên nói tiếng Anh, Trung, và Thái mà không cần phiên dịch bên ngoài.

Đọc chi tiết: Tại đây

Surgo Media - một agency truyền thông và influencer.

Họ thay thế hơn 8 công cụ bằng Lark và xây dựng lại toàn bộ hệ thống quản lý khách hàng trên Lark Base - lớp database và dashboard giúp các team không chuyên kỹ thuật tự xây dựng hệ thống vận hành của riêng mình. Surgo đã xây dashboard cho doanh thu, lợi nhuận, deliverable, tuyển dụng, và hiệu suất chiến dịch, đồng thời tự động hóa việc cập nhật trạng thái khách hàng, đặt lịch, và nhắc nhở task.

CEO Alexei Dela Cuesta cho biết tiết kiệm được khoảng 4 giờ/ngày cho việc làm dashboard và 2 giờ/ngày cho quản lý dự án - quy trình tổng thể nhanh hơn 30%, và tiết kiệm hơn 80 giờ/tháng thời gian vận hành trên toàn công ty.

Đọc chi tiết: Tại đây

Hai điểm rút ra cho bất kỳ agency nào đang đọc bài này. Thứ nhất, giá trị không đến từ một tính năng đơn lẻ - mà đến từ việc có tất cả mọi thứ trong một nơi. Thứ hai, tính năng mang lại đòn bẩy cao nhất hầu như luôn là Lark Base, vì đó là nơi các workflow riêng biệt của từng doanh nghiệp thực sự được xây dựng.

Tại sao các dự án triển khai Lark hay dễ thất bại?

Lark có thể deploy rất nhanh. Phần khó là quá trình chuyển đổi và đây là những điểm thất bại phổ biến nhất:

• Migration mà không có change management: Nền tảng mới ra mắt ngày đầu, nhưng khách hàng và supplier vẫn nhắn tin qua Zalo vì không ai thông báo cho họ. Sáu tháng sau, sự phân tán quay trở lại.

• Không có Base template: Team mở Lark Base lên, thấy một database trống và... không biết làm gì tiếp. Không có schema khởi điểm, adoption không bao giờ chạm đến lớp mang lại lợi ích năng suất thực sự.

• Không tích hợp với công cụ thứ 3: TikTok Shop seller center, nền tảng partner của Shopee, MISA kế toán, phần mềm tính lương, và API ngân hàng cần connector.

• Một buổi tour nền tảng một tiếng gọi là training: Account manager, host livestream, và phòng tài chính cần đào tạo theo vai trò, thực hành thực tế - không phải một buổi giới thiệu tổng quát.

• Không có chỉ số đo adoption: "Chúng tôi đã triển khai Lark" không đồng nghĩa với "mọi người đang dùng Lark." Không có dashboard theo dõi, việc người dùng quay về công cụ cũ diễn ra thầm lặng mà không ai biết.

Cách Candylio triển khai giải pháp đến mọi doanh nghiệp

Là đối tác triển khai Lark tại Việt Nam, Candylio thực hiện rollout Lark cho các doanh nghiệp dịch vụ 50-200 người theo quy trình 4 giai đoạn:

1. Discovery và rà soát các công cụ hiện tại: Những gì đang thực sự được dùng, bởi ai, để làm gì - kể cả những group Zalo mà không ai đề cập trong buổi trao đổi. Chúng tôi xây dựng một bức tranh tổng quan về hiện trạng vận hành hiện tại.

2. Kế hoạch migration và database: Database được thiết kế chuyên biệt cho quản lý khách hàng, retainer tracker, lịch show livestream, roster host, và GMV dashboard - để team bắt đầu với hệ thống vận hành được từ ngày đầu, không phải từ một database trống.

3. Đào tạo theo vai trò: Account manager, producer, host, phòng tài chính, và IT đều nhận được đào tạo tập trung vào đúng workflow ảnh hưởng đến công việc thực tế của họ, không phải một buổi giới thiệu chung chung.

4. Theo dõi adoption và hypercare: Theo dõi mức độ sử dụng theo team và tính năng, review hàng tuần. Nếu một team đang trì trệ, Candylio biết trong vài ngày không phải vài tháng sau. Các integration như TikTok Shop, Shopee, MISA, phần mềm lương và các nền tảng khác được xác định và lên kế hoạch ngay từ đây, không phải sau khi đã go-live.

Một rollout điển hình cho agency hoặc công ty livestream 100 người kéo dài 6 đến 8 tuần. Lark deploy trong vài ngày. Adoption mới là thứ Candylio thiết kế.

Nếu bạn đang điều hành một agency hoặc công ty livestream trong khoảng 50–200 nhân sự và đang cân nhắc Lark hoặc đợt rollout Lark hiện tại của bạn đang bị đình trệ - hãy nói chuyện với Candylio. Chúng tôi sẽ audit bộ công cụ hiện tại, xây dựng lộ trình chuyển đổi thực tế.