top of page
  • Writer's pictureVu Duy

Cách Đưa Ra Và Nhận Những Lời Phê Bình Mang Tính Xây Dựng

Updated: Jul 9

Nhận phản hồi có thể đáng sợ, nhưng việc tránh né nó chỉ khiến mọi việc trở nên tồi tệ hơn.


Những lời phê bình mang tính xây dựng. Chỉ riêng những từ này thôi cũng đủ khiến người nghe phải nhăn mặt và rùng mình – không chỉ đối với những nhân viên nhận được phản hồi này mà còn đối với những người quản lý cần đưa ra phản hồi đó cho họ.


Thật căng thẳng khi phải chỉ ra những điểm cần cải thiện của ai đó, ngay cả khi đó là một điều nhỏ nhặt. Trong một nghiên cứu, chỉ có 4 trong số 212 người nói với người thực hiện khảo sát rằng họ có một vết bẩn trên mặt. Đó là bằng chứng cho thấy hầu hết chúng ta thà cắn lưỡi còn hơn là phải nói điều gì đó khó nghe.


Nhưng né tránh những cuộc trò chuyện gay gắt không giữ được hòa bình như bạn nghĩ. Nghiên cứu cho thấy rằng việc tránh đối đầu có thể tạo ra nhiều căng thẳng về mặt cảm xúc hơn so với việc bạn đưa ra những phản hồi khó khăn ngay từ đầu.


Với tư cách là người quản lý, việc đánh giá và phê bình cấp dưới trực tiếp của bạn là một phần công việc của bạn. Bạn đang làm hại họ (và chính bạn) bằng cách mím chặt môi. Sau đây là cách tiếp cận những lời phê bình mang tính xây dựng theo cách mang lại nhiều sự hỗ trợ hơn và ít mệt mỏi hơn.


Phê bình mang tính xây dựng là gì?


Lời phê bình mang tính xây dựng cân bằng qua cách thừa nhận cả khía cạnh tích cực và tiêu cực trong công việc cùng với các bước thích hợp để cải thiện. Không giống như những lời chỉ trích thuần túy tiêu cực, chỉ tập trung vào những gì người đó đã làm sai, một buổi feedback mang tính xây dựng phải cụ thể, đáng khích lệ và có thể tiến hành hành động được.


  • Lời chỉ trích: “Bạn không quản lý thời gian ở nơi làm việc và luôn hoàn thành muộn.”

  • Lời phê bình mang tính xây dựng: “Tôi nhận thấy rằng mặc dù task của bạn hoàn thành rất kỹ lưỡng nhưng bạn đã trễ hạn. Đối với báo cáo tiếp theo, tôi muốn bạn phác thảo một kế hoạch với các ngày đến hạn rõ ràng để bạn có thể gửi báo cáo cuối cùng đúng hạn.”


Thấy sự khác biệt chứ? Những lời phê bình mang tính xây dựng mang tinh thần xây dựng. Chúng thu hút sự chú ý đến những gì (what) người đó cần cải thiện và sau đó đưa ra lời khuyên về cách (how) họ có thể thực hiện các bước đi đúng hướng.


Lợi ích của những lời phê bình mang tính xây dựng là gì?


Ngay cả khi mọi việc được thực hiện tốt, việc đưa ra những lời phê bình mang tính xây dựng có thể khiến bạn cảm thấy hơi bồn chồn. Nhưng điều đó vẫn đáng làm vì loại phản hồi này mang lại những điểm tốt như:


  • Hỗ trợ sự phát triển của nhân viên: Cấp dưới trực tiếp của bạn khao khát những lời phê bình giúp họ học hỏi và cải thiện. Một con số ấn tượng là 72% nhân viên đánh giá việc “người quản lý đưa ra phản hồi mang tính xây dựng” là quan trọng đối với sự phát triển nghề nghiệp của họ.

  • Nâng cao tinh thần nhân viên: Nếu bạn bỏ qua việc đưa ra phản hồi cho nhân viên, chẳng bao lâu nữa họ sẽ cảm thấy hoàn toàn bị bỏ qua và lãng quên. Ngược lại, việc đưa ra ý kiến đóng góp khiến họ cảm thấy vừa được nhìn nhận vừa được đầu tư, điều này giúp cải thiện tinh thần và động lực của họ.

  • Cải thiện hiệu suất tổ chức: Nhân viên không thể thay đổi hành vi của mình nếu họ không nhận ra có vấn đề. Phản hồi chu đáo giúp mọi người hiểu cách họ có thể hoàn thành tốt hơn vai trò của mình, điều này giúp cải thiện hiệu suất của từng nhân viên cũng như hiệu suất của toàn bộ tổ chức.


Cách đưa ra lời phê bình mang tính xây dựng tại nơi làm việc


Để tận dụng tối đa những cuộc trò chuyện này, bạn cần phải suy nghĩ và dự định về thời gian, địa điểm và cách thức bạn đưa ra phản hồi mang tính xây dựng. Dưới đây là gợi ý cách làm đúng:


1. Cân nhắc thời điểm


Nhân viên không chỉ muốn nhận phản hồi – họ muốn nhận phản hồi thường xuyên, với 63% nhân viên nói rằng họ muốn nhận phản hồi thường xuyên hơn từ người quản lý của họ. Điều đó không có nghĩa là bạn nên đưa ra những lời phê bình bừa bãi bất cứ khi nào người nào đó xuất hiện trong tâm trí bạn.


Hãy suy nghĩ về thời điểm của những cuộc trò chuyện này. Ví dụ: các cuộc họp 1:1 (one-on-one meeting) là thời điểm hoàn hảo để thảo luận về các thách thức, kiểm tra tiến độ và cung cấp ý kiến ​​về các lĩnh vực cần cải thiện. Những cuộc họp này cung cấp một không gian riêng tư vào thời điểm mà cấp dưới trực tiếp của bạn chuẩn bị nói về hiệu suất gần đây của họ (khác với việc bạn ném bom họ bằng một mẩu phản hồi khi họ đang chuẩn bị tham gia một bài thuyết trình quan trọng).


Khi cảm thấy chưa rõ, cứ hỏi ai đó xem họ có sẵn lòng đón nhận phản hồi hay không (hãy thử những câu như “Tôi có thể cung cấp cho bạn một số phản hồi về cuộc họp bán hàng đó không?”). Điều này giúp xác nhận họ đang trong tâm thế thoải mái để tiếp nhận và xử lý thông tin.


Khi bạn nghĩ về thời điểm phản hồi, hãy suy nghĩ cho cả bản thân bạn nữa. Theo nghiên cứu, các cuộc trò chuyện phản hồi có thể khiến các nhà quản lý kiệt sức về mặt tinh thần và cảm xúc, đặc biệt là những người có lòng thấu cảm sâu sắc. Vì lý do đó, hãy lên lịch các buổi này vào thời điểm bạn có thể có một khoảng nghỉ ngơi hoặc một số nhiệm vụ nhẹ nhàng hơn.


2. Luôn khách quan


Những lời chỉ trích mang tính xây dựng có thể dễ dàng vượt quá giới hạn vào lãnh thổ cá nhân, đó là lý do tại sao điều quan trọng là phải giữ thái độ khách quan nhất có thể. Điều này không có nghĩa là bạn cần phải mơ hồ hay chung chung (ngược lại, phản hồi cụ thể luôn tốt hơn). Hãy duy trì những mục tiêu sau đây:


  • Chia sẻ ý định của bạn: Mọi người dễ dàng đọc được phản hồi hoặc gán những động cơ thầm kín. Nêu rõ lý do tại sao bạn đưa ra lời phê bình đó để cho thấy đây không phải là ý xấu hay sự trả thù cá nhân.

Ví dụ: “Báo cáo của chúng ta cần có định dạng nhất quán để tránh nhầm lẫn cho nhân viên và khách hàng”.

  • Sử dụng đại từ cá nhân: Sử dụng nhiều ngôn ngữ “Tôi” sẽ giúp bạn thể hiện quan điểm của mình mà không khiến mọi người cảm thấy bị khiển trách hay phòng thủ. Nó cũng giúp bạn tránh mặc định sử dụng ngôn ngữ nhóm (chẳng hạn như “Tất cả chúng tôi đều nhận thấy…” hoặc “Nhóm nghĩ…”) có thể khiến mọi người cảm thấy bị ràng buộc.

Ví dụ: “Tôi nhận thấy báo cáo của bạn không tuân theo định dạng thông thường”.

  • Đưa ra một ví dụ cụ thể: Chứng minh lời phê bình của bạn bằng một ví dụ thực tế nhấn mạnh rằng quan sát của bạn dựa trên sự thật chứ không phải ý kiến cá nhân của bạn.

Ví dụ: “Ví dụ, báo cáo phân tích gần đây bạn gửi cho Khách hàng XYZ thiếu ảnh chụp nhanh phân tích ở phía trước.”

  • Tránh giả định: Tập trung vào việc nêu rõ sự thật hơn là đọc lý do hoặc đưa ra những lời bóng gió của nhân viên. Nếu bạn thực sự cần biết thêm về lý do tại sao vấn đề đó lại xuất hiện, hãy hỏi đơn giản mà không có bất kỳ hàm ý nào.

Ví dụ: “Có lý do nào khiến bạn không sử dụng mẫu báo cáo được lưu trong thư mục dùng chung của chúng ta không?”


 

Vậy còn "Bánh Mì Phản Hồi" (compliment sandwich) thì sao?


Đưa ra những lời chỉ trích giữa hai lời khen ngợi là một cách tiếp cận phổ biến trong quá khứ, nhưng nó không còn được khuyến khích nữa. “phản hồi sandwich” gây nhầm lẫn và cũng có thể bị nhân viên hiểu là không trung thực, điều này tạo ra cảm giác không tin tưởng.


 

3. Tập trung vào giải pháp


Đúng vậy, mục đích của lời phê bình mang tính xây dựng là thu hút sự chú ý đến điều gì đó cần sửa chữa. Nhưng hãy nhớ rằng điều này là vì sự phát triển chứ không phải để khiến họ nản lòng.


Đó là lý do tại sao các nhận xét tập trung vào tăng trưởng không chỉ cho nhân viên biết những gì họ cần khắc phục mà còn đưa ra các bước hành động tiếp theo để biến điều đó thành hiện thực.


Trước khi đưa ra phản hồi, hãy tự hỏi bản thân điều này: Tôi mong đợi người này sẽ làm gì sau khi nghe lời phê bình này? Dù câu trả lời của bạn là gì, hãy đưa nó cùng với những lời phê bình của bạn để họ hiểu rõ về cách tiến về phía trước.


  • Ví dụ: “Lần sau vui lòng sử dụng mẫu báo cáo. Tôi đã chuyển nó vào trang chính của thư mục dùng chung của chúng ta để mọi người có thể dễ dàng tìm thấy hơn trong tương lai.”


4. Cuộc trò chuyện mở


Các cuộc trò chuyện phản hồi hiệu quả nhất không diễn ra một chiều – chúng mở ra cuộc đối thoại giữa bạn và cấp dưới trực tiếp của bạn. Tuy nhiên, nhân viên có thể do dự khi tự mình tham gia (đặc biệt nếu họ cảm thấy xấu hổ). Hãy làm rõ rằng đây là cuộc thảo luận hai chiều bằng cách đặt những câu hỏi như:


  • Bạn có câu hỏi nào về phản hồi này không?

  • Có điều gì khác bạn muốn tôi biết về điều này?

  • Bạn có cần bất cứ điều gì từ tôi để làm cho các bước tiếp theo của bạn rõ ràng hơn không?


Đó là một thay đổi tưởng chừng như nhỏ nhưng lại tạo ra sự khác biệt lớn trong việc những người cấp dưới trực tiếp của bạn cảm thấy được hỗ trợ hơn là bị khiển trách.


5. Theo dõi phản hồi


Giả sử bạn đã đưa ra một lời phê bình mang tính xây dựng. Liệu đã đến lúc thở phào nhẹ nhõm và tận hưởng sự thật rằng phần khó khăn đã qua rồi?


Chưa đâu. Việc đưa ra một nhận xét duy nhất thường không đủ để truyền cảm hứng cho sự thay đổi có ý nghĩa, đặc biệt khi 50% nhân viên không hành động theo phản hồi mà họ nhận được.


Những gì bạn làm sau khi đưa ra lời phê bình mang tính xây dựng cũng quan trọng không kém chính lời phê bình đó. Với tư cách là người quản lý, bạn có thể giúp cấp dưới trực tiếp tận dụng tối đa phản hồi của mình bằng cách:


  • Tạo bản ghi hoặc nhật ký chung về phản hồi họ đã nhận được.

  • Hợp tác đưa ra các kế hoạch và cột mốc quan trọng để giải quyết các lĩnh vực cần cải thiện, đặc biệt là những lĩnh vực lớn hơn đòi hỏi nhiều thời gian và công sức hơn.

  • Dành một phần thời gian trực tiếp của bạn để theo dõi các phản hồi trước đây và kiểm tra tiến độ.


Tất cả những điều này chứng tỏ bạn là một người quản lý không chỉ nêu ra các vấn đề mà còn đóng vai trò thực hiện các giải pháp.


Làm thế nào để đón nhận những lời chỉ trích mang tính xây dựng một cách bình tĩnh (không hoảng sợ)


Biết cách đưa ra phản hồi là quan trọng, nhưng chắc chắn sẽ có lúc bạn cũng cần phải đón nhận nó một cách ân cần. Tận dụng cơ hội để làm gương về việc chấp nhận và hành động theo phản hồi một cách chuyên nghiệp sẽ như thế nào:


  • Chậm lại một nhịp: Phản ứng ngay lập tức của bạn thường không phải là phản ứng tốt nhất. Hãy hít thở để thu thập suy nghĩ trước khi trả lời và đừng ngại yêu cầu thời gian để xử lý trước khi quay lại cuộc trò chuyện sau.

  • Đặt câu hỏi làm rõ: Phản hồi sẽ không hữu ích nếu bạn không hiểu nó. Hãy nhớ đặt những câu hỏi tiếp theo chu đáo để có thêm thông tin bạn cần.

  • Luyện tập lắng nghe tích cực: Đó là bản chất của con người - ngay khi bạn nghe thấy điều gì đó tiêu cực, lời phê bình nội tâm của bạn sẽ tăng âm lượng và bạn bỏ qua mọi thứ khác. Cố gắng hết sức để cam kết lắng nghe tích cực để thu thập tất cả các chi tiết của phản hồi. Khi người khác nói xong, hãy tóm tắt lại nhận xét của họ để xác nhận rằng bạn đã hiểu.

  • Hãy nhớ nói “cảm ơn”: Cảm ơn ai đó vì phản hồi (đặc biệt nếu phản hồi khó nghe) có vẻ phản trực giác. Nhưng hãy nhớ rằng phản hồi có nghĩa là ai đó đã đầu tư thời gian và sức lực để giúp bạn cải thiện. Điều đó xứng đáng nhận được một chút lòng biết ơn.


Hãy thoải mái với những lời chỉ trích mang tính xây dựng


Hầu hết chúng ta thậm chí không sẵn lòng nói với ai đó rằng họ có điều gì đó gây khó chịu, vì vậy việc chúng ta thường tránh đưa ra những lời chỉ trích mang tính xây dựng tại nơi làm việc là điều hợp lý.


Nhưng việc né tránh những cuộc trò chuyện gay gắt đó cuối cùng sẽ cướp đi những thông tin có giá trị mà cấp dưới trực tiếp của bạn có thể sử dụng để học hỏi và cải thiện. Vì vậy, đã đến lúc bạn phải lấy hết can đảm, sử dụng những lời khuyên này và thực sự đầu tư vào sự phát triển của nhân viên bằng những phản hồi thẳng thắn, hữu ích.

1 view0 comments

Comments


bottom of page