Phần mềm Jira Service Management có một tính năng cho phép người dùng thêm một bước phê duyệt khi issue ở một status nào đó trong workflow. Nhờ vào tính năng đặc biệt này, issue sẽ được xem xét và phê duyệt bởi những người có thẩm quyền trước khi thực hiện bước tiếp theo.
Tuy nhiên, tính năng này chưa được hỗ trợ trên Jira Software (Jira). Có rất nhiều trường hợp người dùng muốn thực hiện bước phê duyệt trong quy trình đối với một issue, chẳng hạn như thêm bước phê duyệt cho tính năng mới trước khi bước vào giai đoạn phát triển hoặc phê duyệt sau khi tính năng đã được phát triển để chuyển sang giai đoạn release (dành cho team phát triển sản phẩm). Hoặc ví dụ như trường hợp cấp dưới cần cấp trên phê duyệt bài content trước khi publish lên các trang social media (dành cho team marketing).
Trong blog này, chúng ta sẽ khám phá các giải pháp xây dựng quy trình phê duyệt hiệu quả và cách thiết lập chúng trong Jira.
Cách thức hoạt động
Chúng ta sẽ lấy ví dụ về một trường hợp cụ thể: Công ty C có nhiều công việc cần thực hiện liên quan đến update sản phẩm và cần được phê duyệt bởi các PM - Project Managers (có thể thay đổi người linh hoạt). Thông thường, đối với khách hàng sử dụng Jira Service Management (JSM), hệ thống sẽ đưa ra 2 options là Chấp thuận hoặc Không chấp thuận để các PM đưa ra quyết định, issues sẽ được tự động chuyển sang status khác ngay sau đó. Tuy nhiên, Jira lại không có sẵn tính năng này. Vậy vấn đề đặt ra ở đây là làm sao để cấu hình một tính năng phê duyệt tự động hoá tương tự cho Jira mà không cần sử dụng đến JSM để tối ưu bài toán chi phí?.
Giải pháp cho yêu cầu trên sẽ là:
Sử dụng issue type Task cho loại công việc cần update liên quan đến sản phẩm;
Thêm mới custom field loại user picker (multiple) và đặt tên Approvers để lựa chọn các PM;
Thêm status Review tương ứng với bước phê duyệt vào workflow sau khi công việc đã được thực hiện ở status In Progress
Gán workflow condition vào transition từ status Review chuyển sang status khác. Điều kiện chỉ cho phép user thuộc custom field Approvers có quyền thực hiện transition.
Workflow sau khi xây dựng sẽ bao gồm các bước như hình bên dưới:
Sau khi khởi tạo, issue có status là Backlog.
Khi được chọn cho việc phát triển/ cập nhật sẽ chuyển sang status Selected for Development.
Chuyển vào status In Progress để tiến hành thực hiện công việc.
Khi thực hiện xong công việc, chuyển sang Review. Ở trạng thái này, chỉ những user được chọn trong custom field Approvers mới có quyền thực hiện transition đến status Done (nếu đồng ý phê duyệt) hoặc chuyển status về In Progress (nếu từ chối phê duyệt).
1. Cấu hình custom field
Bước 1: Tạo một custom field có dạng User Picker (multiple users) hoặc User Picker (single users) và đặt tên (tuỳ chọn) là Approvers.
Bước 2: Gán field đó vào screen cần hiển thị để chọn người phê duyệt (create screen, edit screen và view screen).
Bước 3: Ở màn hình Create issue, người dùng có thể chọn những user có quyền phê duyệt cho issue ở một status.
Người dùng cũng có thể chọn hoặc thay đổi giá trị cho field Approvers trong màn hình Edit issue.
2. Cấu hình bước phê duyệt trong workflow
Bước 1: Tạo mới status Review trong workflow cần chứa bước phê duyệt.
Bước 2: Thêm mới transition từ status Review đến Done và từ Review đến In Progress. Tiếp theo, gán condition cho cả 02 transition này, điều kiện này chỉ cho phép user được chọn trong field Approvers mới có quyền thực hiện transition.
Trường hợp ngược lại, khi user không nằm trong field Approvers thì sẽ không có quyền thực hiện transition từ status Review sang những status khác.
Chỉ những người được gán vào field Approvers mới có quyền thực hiện chuyển sang status khác. Nếu đồng ý phê duyệt, chuyển status sang Done, nếu từ chối phê duyệt thì chuyển về trạng thái To Do.
Hướng dẫn chi tiết từng bước cấu hình
1. Tạo custom field
Thực hiện tạo một custom field loại User Picker (multiple users) hoặc User Picker (single users): đặt tên Approvers.
Đăng nhập với quyền Jira Administration
Chọn mục Settings > Issues > Custom fields
Nhấn nút Create custom field
Chọn loại User Picker (multiple users)
Đặt name và description cho field: Approvers (tuỳ chọn)
2. Thêm field Approvers vào screen tương ứng với Project cần sử dụng
Vào Project settings > Screens
Trong màn hình Issue Type Screen Scheme, chọn Screen Scheme tương ứng với Issue type (chứa workflow cần thực hiện phê duyệt)
Thêm field Approvers vào các Screen trong Screen Scheme
3. Tạo status mới cần thực hiện phê duyệt
Vào Project settings > Workflows
Chọn Workflow cần thực hiện cấu hình
Nhấn Add status để thêm để thêm status Review
Nhấn Add transition để thêm transition từ status Review về status In Progress (trường hợp reject) và transition sang status Done (trường hợp approve)
4. Gán condition cho transition
Chọn Transition từ status Review đến In Progress và Done
Nhấn nút Add
Chọn condition User Is In Custom Field
Chọn in field và trường Approvers
Bước cuối cùng, publish workflow
Hạn chế của giải pháp
Khi áp dụng giải pháp quy trình phê duyệt trên Jira như trên có một số điểm hạn chế nhất định sau:
User được chọn là giá trị cho field Approvers chỉ có quyền thực hiện chuyển thủ công từ status này sang status khác khi thực hiện phê duyệt. Không thể hiển thị nút nhấn phê duyệt giống tính năng Approval trên Jira Service Management:
Chỉ cần 1 user trong nhiều user được chọn trong field thực hiện phê duyệt/ từ chối, thì transition sẽ được thực hiện. Không thể tuỳ chỉnh điều kiện số lượng user phê duyệt tối đa hoặc tối thiểu.
Chỉ áp dụng cho field dạng User picker và Group picker, không thể tuỳ chỉnh cho Project role, Assignee, Reporter, user cố định trên Jira.
User chỉ có thể thực hiện phê duyệt bằng cách chuyển trạng thái thủ công, không thể tự động chuyển trạng thái.
Ảnh hưởng đến những project khác nếu các project sử dụng chung shared workflow trên Jira.
Như vậy, liệu có phương pháp nào dễ dàng hơn mà hiệu quả đem lại tốt hơn không? Câu trả lời là có.
Approval for Jira
Nhận thấy rằng thực tế ngày càng có nhiều team đang sử dụng Jira Software có nhu cầu tinh giản quy trình phê duyệt để tự động hoá công việc và giảm thiểu rủi ro sai sót, đội ngũ Pascal đã phát triển add-on Approval for Jira tích hợp vào Jira để giải quyết vấn đề này cho người dùng đang sử dụng Jira.
Với nhiều tính năng đặc biệt như:
Phân quyền phê duyệt đa dạng cho nhiều đối tượng.
Theo dõi một cách tổng quan các luồng phê duyệt nhằm giảm thiểu rủi ro.
Xem chi tiết lịch sử phê duyệt của từng issue.
Tính năng gửi mail thông báo tự động trước và sau khi phê duyệt.
Chúng ta sẽ có cái nhìn thực tế hơn về việc sử dụng add-on Approval for Jira thông qua việc xây dựng luồng phê duyệt cho công ty C: thay thế quy trình phê duyệt bằng giải pháp chuyển status thủ công từ Review sang status khác và giới hạn điều kiện phê duyệt dựa trên số lượng user trong custom field Approvers. Bạn có thể xem hướng dẫn cách cấu hình chi tiết add-on cho use case này tại đây.
Khi issue được chuyển đến status Review, user được chọn trong field Approvers sẽ nhấn nút Approve hoặc Decline để phê duyệt.
Ví dụ: Trong luồng phê duyệt này, chúng ta đặt điều kiện là khi tất cả user trong custom field phê duyệt thì trạng thái mới được chuyển đi. Vì vậy, khi một user đã phê duyệt Approved cho issue thì status vẫn ở Review.
Sau khi tất cả user phê duyệt thành công, status sẽ tự động chuyển sang Done. Trường hợp có 1 user từ chối bằng cách nhấn nút reject, status sẽ chuyển sang In Progress.
Hiện nay, Pascal đang cung cấp bản dùng thử 30 ngày miễn phí cho khách hàng trên Atlassian Marketplace. Hãy trải nghiệm ngay hôm nay!
Theo Candylio team
Comentarios