Jira: Hướng Dẫn Lập Advanced Plan Trên Jira

Advanced planning trong Jira là gì?

Advanced planning là tập hợp các tính năng được cung cấp trong chức năng Plans của Jira.

Plans cho phép các team phối hợp lập kế hoạch và theo dõi issue liên chức năng, chẳng hạn như một chương trình hoặc sáng kiến. Trong một plan, bạn có thể:

• Lên lịch cho công việc (issue)

• Phân bổ nhân lực

• Thiết lập các dependencies

• Mô phỏng các kịch bản khác nhau...tất cả trong một nguồn dữ liệu tập trung.

Plans lấy dữ liệu từ các boards, projects và filters trong Jira để hiển thị issue trên giao diện tùy chỉnh. Hoạt động như môi trường sandbox, bạn có thể lập plan và thử nghiệm trước khi cập nhật dữ liệu gốc trong Jira.

Hướng dẫn này giải thích các khái niệm chính về lập advanced plan, bao gồm cách tạo plan đầu tiên và các phương pháp hay nhất để áp dụng.

Tính năng này có trên Jira Premium và Jira Enterprise.

Cách tạo plan

Lợi ích của việc tạo plan là thiết lập bức tranh tổng thể và thể hiện mối quan hệ giữa công việc của các team khác nhau. Điều này giúp bạn hình dung xem các team đang đóng góp như thế nào đối với mục tiêu chung của toàn bộ tổ chức.

Cách dễ nhất để bắt đầu là sử dụng template lập advanced plan của Jira được cấu hình sẵn với:

• Plan

• Project

• Hệ thống issue (issue hierarchy)

Bạn cũng có thể tạo sample plan với dữ liệu giả để khám phá các tính năng mà không ảnh hưởng đến dữ liệu thật. Sample plan sử dụng dữ liệu giả lập, giúp bạn nhanh chóng hình dung một plan hoàn chỉnh trông như thế nào và khám phá các tính năng của nó một cách an toàn.

Khi đã xây dựng plan riêng, bạn có thể nhân bản chỉ với vài cú nhấp chuột để sử dụng cho các trường hợp tương tự.

Thêm nguồn issue vào plan

Nguồn issue xác định dữ liệu được sử dụng để tạo plan. Chúng mô tả công việc cần thực hiện và các vấn đề bạn đang tìm cách giải quyết. Nguồn issue được chọn đầu tiên trong quá trình tạo plan và có thể được điều chỉnh bất kỳ lúc nào. Có 3 loại nguồn issue:

1. Boards (scrum hoặc kanban)

2. Projects

3. Filters (sử dụng JQL)

Tùy chỉnh hệ thống cấp bậc issue (issue hierarchy)

Plans sử dụng cùng hệ thống cấp bậc (issue hierarchy) với Jira nhưng có thể mở rộng để theo dõi các mục tiêu lớn hơn epic. Ví dụ: bạn có thể tạo một cấp độ phân cấp “initiative” để đại diện cho một chương trình gồm nhiều project hoặc các hoạt động kết hợp giữa nhiều nhóm. Khi được đặt trên cấp độ "epic", "initiative" có thể được sử dụng như một nơi chứa cho các "epic".

• Initiative (trên epic): Đại diện cho program đa project

• Epic: Công việc lớn có thể chia nhỏ

• Story/Task/Bug: Công việc cụ thể

• Subtask: Chi tiết công việc

Quản lý team trong plan

Liên kết các team với nguồn issue của plan để công việc của họ có thể được quản lý trực tiếp trong plan. Bất kỳ team Atlassian nào trong thư mục Teams đều có thể được đưa vào một plan để:

• Xem và lọc công việc theo nhóm

• Quản lý phân bổ công việc dựa trên năng lực

Quản lý capacity team (năng lực team)

Capacity cho biết lượng công việc một team có thể thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định. Nó giúp ước tính khả năng hoàn thành công việc của team và đánh giá rủi ro khi đưa ra quyết định quan trọng.

Trưởng team hay trưởng bộ phận thường sử dụng các hệ thống quản lý nguồn lực để cập nhật capacity dựa trên khả năng có sẵn, phân bổ nguồn lực và thứ tự ưu tiên của các project khác.

Có 2 cách đo lường:

• Scrum teams: Sử dụng story points hoặc thời gian

• Kanban teams: Chỉ sử dụng thời gian

Tính năng sprint planning chỉ khả dụng với scrum teams.

Quản lý dependencies

Dependencies thể hiện mối quan hệ giữa các issue trong plan, ví dụ như các contigencies (điều kiện tiên quyết) và blockers (các yếu tố cản trở).

Việc hình dung và hiểu rõ các dependency rất quan trọng khi quản lý project hoặc chương trình, giúp xác định critical path trong plan. Khi các dependency được xác định rõ ràng, team có thể điều chỉnh và lên kế hoạch cho các hướng đi thay thế hiệu quả hơn.

Một dependency có thể là incoming (đến) hoặc outgoing (đi). Nó cho thấy một issue đang cản trở các issue khác hoặc đang bị cản trở bởi issue nào, và những issue nào cần ưu tiên để đảm bảo công việc tiến triển suôn sẻ.

Bạn có thể chọn hiển thị dependency dưới dạng badges hoặc lines trong phần view settings trên plan.

Quản lý release

Release là các mốc quan trọng trong plan. Có 2 loại:

1. Single-project release: Gắn với một project

2. Cross-project release: Đồng bộ ngày của nhiều projects

Bất kỳ release trong tương lai nào được liên kết với một project trong plan của bạn sẽ tự động xuất hiện trong tab Releases trong Plans. Để loại trừ một release (và các issue của nó) khỏi plan, bạn có thể thêm quy tắc loại trừ khi tạo plan.

Lập plan cho nhiều kịch bản khác nhau

Vì Plans hoạt động như một môi trường thử nghiệm (sandbox) cho dữ liệu Jira, bạn có thể kích hoạt các scenarios (kịch bản) để khám phá các hướng đi thay thế để đạt được các mốc quan trọng hoặc hoàn thành project.

Plans cho phép bạn tạo các kịch bản khác nhau để:

• Điều chỉnh ngày tháng, nguồn lực

• Chuẩn bị cho các tình huống tốt nhất/xấu nhất

Theo dõi và báo cáo tiến độ

Màn hình Summary cung cấp cái nhìn tổng quan về:

• Tiến độ issue

• Dependency quan trọng

• Tiến độ và năng lực team

Để có một bức tranh cụ thể về plan của bạn, bạn có thể tạo một view (chế độ xem) mới. Điều này đặc biệt hữu ích cho các project lớn, đa chức năng, nơi mối quan tâm và nhu cầu khác nhau giữa các stakeholder (bên liên quan). Filters (bộ lọc) và view settings (cài đặt chế độ xem) cho phép bạn làm nổi bật các khía cạnh khác nhau của plan, sau đó có thể được lưu và dễ dàng truy cập bất kỳ lúc nào.

Ví dụ: bạn có thể tạo một view chỉ hiển thị một số cấp độ issue nhất định hoặc công việc của một team duy nhất.

Chia sẻ plan

Plan được tạo ra để chia sẻ! Hãy chia sẻ các cập nhật tiến độ và thông báo cho tất cả các bên liên quan về tình hình tiến độ mục tiêu của các project và team.

Có nhiều cách chia sẻ plan:

• Link trực tiếp

• Nhúng vào Confluence

• Xuất file CSV hoặc ảnh PNG

Về Candylio

Được tin tưởng bởi Atlassian, Candylio đã trở thành Đối tác Giải pháp đầu tiên của Atlassian tại Việt Nam kể từ năm 2016. Là đối tác được chứng nhận nhiều nhất của Atlassian tại Việt Nam, Candylio cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp để giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc của họ.

Chúng tôi cung cấp mọi thứ bạn cần về các công cụ của Atlassian:

🚀 Chuyển đổi sang Cloud (Cloud Migration)

🚀 Đào tạo

🚀 Tư vấn

🚀 Quản lý giấy phép (License Management)

🚀 Dịch vụ quản lý (Managed Service)

🚀 Triển khai

🚀 Phát triển tùy chỉnh (Custom Development)

Nguồn: Atlassian