Jira: Cách thiết lập phê duyệt (approvals) cho dự án của bạn trên Jira Work Management
- Huong Tran
- 17 thg 4
- 5 phút đọc
Tính năng này hiện đang trong quá trình triển khai và có thể chưa khả dụng trên phiên bản Jira của bạn.
Trang này đề cập đến tính năng phê duyệt, một tính năng của Jira Work Management và chỉ khả dụng cho các gói:
|
Trước khi thêm bước phê duyệt vào quy trình làm việc Hãy đảm bảo rằng:
|
Có hai cách để bạn thiết lập phê duyệt: thông qua workflow editor hoặc thông qua phần approval view cho dự án nghiệp vụ (business project) của bạn. Việc thiết lập quy trình phê duyệt có thể giúp team của bạn chuẩn hóa và tuân thủ các quy tắc quản trị hiệu quả, từ đó giảm thiểu rủi ro khi thực hiện công việc.
Team của bạn có thể cần phê duyệt các mục công việc như một phần của quy trình nghiệp vụ trước khi chúng có thể chuyển sang status tiếp theo trong workflow.
Trước khi bạn có thể thiết lập phê duyệt, bạn cần thiết lập các transitions cho từng status. Tìm hiểu thêm về cách thiết lập các transitions. |
Thiết lập phê duyệt từ tab Approvals
Đây là một cách để bạn có thể thiết lập approval cho dự án nghiệp vụ (business project) của mình:
Chọn Approvals trong thanh điều hướng dự án (thanh điều hướng ngang phía trên dự án bạn đang xem), sau đó chọn Approvals.
Nếu bạn chưa từng sử dụng phê duyệt trong dự án nghiệp vụ của mình trước đây, bạn cần thêm nó vào thanh điều hướng trước. Trong thanh điều hướng dự án, chọn add to navigation (+), sau đó chọn Approvals.
Chọn Add to navigation.
Chọn Set up approvals.
Chọn một status từ workflow của bạn để kích hoạt phê duyệt.
Chọn Continue.
Chọn những người bạn muốn chỉ định làm preset approvers. Preset approvers sẽ được tự động thêm khi work item đạt đến status mà bạn đang kích hoạt phê duyệt. Bạn luôn có thể sửa đổi danh sách người phê duyệt trong một work item sau này.
Đặt tên cho approver field. Đây là một custom user picker field chứa những người bạn muốn phê duyệt work item.
Chọn một transition cho trường hợp work item được phê duyệt.
Chọn một transition cho trường hợp work item bị từ chối.
Chọn Save.
Chọn Update workflow ở góc trên bên phải của workflow editor để áp dụng phê duyệt và mọi thay đổi vào workflow của bạn.
Thiết lập approvals thông qua project settings
Một cách khác để bạn có thể thiết lập approval cho business project của mình:
Bên cạnh tên dự án của bạn trong thanh bên, chọn More actions (•••), sau đó chọn Project settings.
Chọn Approvals từ thanh điều hướng bên trái.
Chọn nút Add approval để thêm mới approval cho workflow mới.
Chọn những người bạn muốn chỉ định làm preset approvers. Preset approvers sẽ được tự động thêm khi work item đạt đến status mà bạn đang kích hoạt phê duyệt. Bạn luôn có thể quay lại và sửa đổi danh sách người phê duyệt trong một work item sau này.
Đặt tên cho approver field. Đây là một user picker field chứa những người bạn muốn phê duyệt work item.
Chọn một transition cho trường hợp work item được phê duyệt.
Chọn một transition cho trường hợp work item bị từ chối.
Chọn Save.
Chọn Update workflow ở góc trên bên phải của workflow editor để áp dụng phê duyệt và mọi thay đổi vào workflow của bạn.
Ứng dụng vào công việc
Bạn có thể sẽ cần tính năng này khi:
Duyệt tài liệu và nội dung: Trước khi publish tài liệu marketing, bài viết blog, hoặc bất kỳ nội dung quan trọng nào, cần có sự phê duyệt của các bên liên quan (ví dụ: quản lý, bộ phận pháp lý).
Phê duyệt yêu cầu thay đổi (Change Request): Trong quản lý dự án phần mềm hoặc các dự án kỹ thuật, mọi yêu cầu thay đổi cần được phê duyệt bởi quản lý dự án, kiến trúc sư hoặc các bên liên quan khác để đảm bảo tính khả thi và tác động đến dự án.
Duyệt chi phí và ngân sách: Các yêu cầu chi tiêu, hóa đơn hoặc đề xuất ngân sách cần được phê duyệt bởi quản lý tài chính hoặc người có thẩm quyền.
Phê duyệt thiết kế và giao diện người dùng (UI/UX): Trong quá trình phát triển sản phẩm, các thiết kế và giao diện người dùng cần được phê duyệt bởi trưởng bộ phận thiết kế, quản lý sản phẩm hoặc các bên liên quan khác trước khi được đưa vào phát triển.
Phê duyệt nghiệm thu (Acceptance): Khi một giai đoạn công việc hoặc một sản phẩm được hoàn thành, cần có sự phê duyệt nghiệm thu từ khách hàng hoặc các bên liên quan để xác nhận rằng công việc đã được thực hiện đúng theo yêu cầu.
Phê duyệt các quy trình nội bộ: Các quy trình làm việc mới hoặc thay đổi trong công ty có thể cần được phê duyệt bởi các cấp quản lý khác nhau trước khi được chính thức áp dụng.
Quản lý rủi ro: Các kế hoạch ứng phó rủi ro hoặc các quyết định liên quan đến rủi ro có thể cần được phê duyệt bởi các thành viên chủ chốt trong dự án hoặc tổ chức.
Yêu cầu nghỉ phép hoặc công tác: Mặc dù Jira Work Management không phải là công cụ quản lý nhân sự chuyên dụng, nhưng tính năng phê duyệt có thể được tùy chỉnh để quản lý các yêu cầu này trong một số trường hợp.
So sánh Tính năng Approval mặc định vs. add-on Approval for Jira
Jira Work Management tích hợp sẵn Approval, tiện lợi cho phê duyệt cơ bản trên team-managed project, work management. Ưu điểm là dễ dùng, chọn người phê duyệt trực tiếp hoặc user trên approver field và yêu cầu tất cả đồng ý.
Tuy nhiên, add-on Approval for Jira do Pascal phát triển, hiện khả dụng trên Atlassian Marketplace mạnh mẽ hơn. Nó cho phép tạo nhiều phê duyệt trên cùng status qua customfield, có OLA, tùy chỉnh Email Template, phê duyệt qua email và hỗ trợ trên cả software project.
App còn linh hoạt với nhiều loại người phê duyệt (field, user, project role, group, assignee, reporter), có thể bỏ qua transition, di chuyển cấu hình phê duyệt và có thể thiết lập điều kiện số lượng người phê duyệt để chuyển sang status tiếp theo. Người dùng hoàn toàn có thể thêm comment lý do phê duyệt/ không phê duyệt.
Nếu quy trình đơn giản, Approval mặc định đã đáp ứng đủ. Tuy nhiên, đối với nhu cầu phức tạp, đặc biệt cho dự án phần mềm, add-on Approval for Jira là lựa chọn tối ưu với nhiều tùy chỉnh và tính năng nâng cao.
Comments