Trong thời đại bùng nổ thông tin hiện nay, việc tìm kiếm một công cụ quản lý công việc hiệu quả là điều vô cùng quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Confluence và Notion là hai ứng dụng nổi bật đang thu hút sự chú ý của nhiều doanh nghiệp nhờ khả năng hỗ trợ cộng tác, quản lý dự án và chia sẻ thông tin một cách hiệu quả. Tuy nhiên, đâu là lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp của bạn?
Trong bài viết này, Candylio sẽ đi sâu vào những ưu điểm của từng nền tảng. Nhưng cuối cùng, "sự phù hợp" với doanh nghiệp của bạn sẽ phụ thuộc vào các nhu cầu riêng biệt của tổ chức. Notion là một tool (công cụ) phổ biến cho user (người dùng) cá nhân, trong khi Confluence cung cấp các tích hợp và quyền kiểm soát quản trị cần thiết cho các team lớn hơn. Notion có thể trở nên lộn xộn khi công ty phát triển hoặc quy trình công việc trở nên phức tạp hơn, trong khi Confluence có cấu trúc được thiết kế để mở rộng quy mô cho các team doanh nghiệp.
Khám phá những điểm giống và khác nhau giữa Confluence và Notion, và trang bị cho mình những thông tin để đưa ra lựa chọn tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn.
Confluence là gì?
Ra mắt vào năm 2004, Confluence là workspace (không gian làm việc) được kết nối dành cho các team ở mọi quy mô - nơi kiến thức gặp cộng tác. Trong Confluence, nội dung được sắp xếp trên các page (trang) trong space (không gian) chuyên dụng để giúp hơn 75.000 users dễ dàng cấu trúc và chia sẻ công việc cũng như đẩy nhanh quá trình làm việc nhóm.
Features (tính năng) của Confluence
Confluence giúp việc cộng tác tài liệu trở nên đơn giản và là lựa chọn yêu thích của các team thuộc mọi lĩnh vực. So sánh với các đối thủ, Confluence tích hợp tốt hơn với các tool - chẳng hạn như Jira - giúp công việc của các team luôn tiến triển. Confluence có một marketplace toàn diện với các apps (ứng dụng) và tích hợp miễn phí và trả phí, giúp user đạt được hầu hết mọi tác vụ liên quan đến công việc mà họ có thể tưởng tượng.
Tạo nội dung
Trong Confluence, các spaces được tổ chức theo cách giúp dễ dàng tìm kiếm và truy cập thông tin. Hãy nghĩ về các spaces như những tủ quần áo khác nhau, nơi các team có thể lưu trữ công việc của họ. Các team có thể tạo các page bên trong các spaces của họ - giống như sắp xếp quần áo trên móc treo trong tủ quần áo của bạn. Và các page cũ được lưu trữ, vì vậy nội dung mới có thể được tìm kiếm và hiển thị nhanh chóng.
Việc tạo nội dung cho toàn công ty như cơ sở tri thức và wiki trở nên dễ dàng với Confluence. Các mẫu của công cụ này giúp bạn bắt đầu một cách đơn giản và các chức năng bao gồm tùy chọn định dạng và macro giúp thêm (add) và chỉnh sửa (edit) nội dung trở nên dễ dàng.
Cấu trúc điều hướng của Confluence có một cây trang (page tree) giúp thực thi việc tổ chức nội dung theo cách tự nhiên. Và với khả năng nhận được câu trả lời hỗ trợ bởi AI trực tiếp từ thanh tìm kiếm, việc tìm nội dung liên quan trở nên nhanh hơn bao giờ hết. Chức năng tìm kiếm mạnh mẽ cho phép user dễ dàng tìm nội dung cho bất kỳ team nào trên bất kỳ sản phẩm nào của Atlassian.
Apps và integrations (tích hợp)
Với hơn 3.000 ứng dụng và tích hợp, các feature cộng tác của Confluence có thể giúp team duy trì tiến độ công việc và quản lý dự án dễ dàng.
Confluence cung cấp tích hợp liền mạch với các tool khác trong bộ sản phẩm Atlassian, chẳng hạn như Jira và Trello. Bên cạnh đó, công cụ này cũng kết nối với các app bên ngoài như Slack, Figma, Microsoft Teams, Google Drive và nhiều tích hợp của bên thứ ba khác để hỗ trợ automation (tự động hóa).
Hơn 600 cloud apps được thêm vào Atlassian Marketplace mỗi năm. Confluence cũng đang bổ sung các whiteboard vào danh sách feature của mình. Với whiteboard, các program manager, marketer, team leader - hoặc bất kỳ ai cần trực quan hóa thông tin - đều có thể dễ dàng triển khai ý tưởng vào hành động. Các user có thể nhập các issue của Jira để quản lý task hiệu quả, chuyển đổi các ghi chú trên whiteboard thành issue của Jira và các page của Confluence, và cộng tác với các thành viên trên một canvas không giới hạn.
Confluence có một tool, database, cho phép user cấu trúc, kết nối và quản lý công việc trong một chế độ xem được sắp xếp hợp lý (giúp người dùng thoát khỏi những bảng tính Excel khổng lồ!). Database cung cấp cho các project manager và team cái nhìn toàn diện về cách thức kết nối công việc của họ và đồng bộ hóa theo thời gian thực, vì vậy user sẽ luôn thấy thông tin cập nhật mới nhất.
Admin controls (kiểm soát quản trị)
Confluence trao quyền cho các admin trên tất cả các gói trả phí. Các feature của công cụ này hỗ trợ cộng tác và chia sẻ kiến thức quy mô lớn với nhiều chức năng hơn so với các đối thủ cạnh tranh. Confluence không chỉ bao gồm các quyền admin control toàn cầu trên toàn hệ thống mà còn cả các quyền admin control dành cho từng space. Kiểm soát quản trị space giảm tải cho các admin trang web bằng cách cung cấp các quyền chi tiết.
Cấu trúc và các feature quản trị mở rộng của Confluence cung cấp các biện pháp bảo vệ mà doanh nghiệp cần để tổ chức thông tin và mở rộng quy mô hiệu quả. Quản trị viên Confluence có thể tạo quyền, đặt kiểm soát và assign (chỉ định) vai trò trên bất kỳ gói trả phí nào. Các admin cũng có thể:
Thêm và mời users mới.
Xóa hoặc vô hiệu hóa users.
Khôi phục mật khẩu.
Thay đổi thông tin users.
Quản lý các team trên toàn site.
Cấu hình thư mục users.
Phân tích admin trên toàn site giúp lãnh đạo thấy nội dung hoạt động như thế nào và users hoạt động ra sao, từ đó giúp họ đưa ra các quyết định sáng suốt. Phân tích cũng có thể giúp các team xác định các phụ thuộc, khám phá các yếu tố cản trở và thúc đẩy hiệu quả.
Tất cả các gói trả phí của Confluence đều cho phép users cộng tác bên ngoài tổ chức của bạn. Các cài đặt và feature cộng tác bên ngoài bao gồm quyền truy cập space hoặc trang ẩn danh để "chỉ xem", quyền "guest" bao gồm quyền chỉnh sửa đầy đủ và các liên kết công khai, nơi user có thể chia sẻ công khai URL tới các trang Confluence riêng lẻ.
Khả năng mở rộng (Scalability)
96% người dùng Confluence cho biết Confluence có khả năng mở rộng cao trên toàn bộ tổ chức. Điều đó là do Confluence được xây dựng để phát triển cùng với doanh nghiệp của bạn - cung cấp bảo mật cấp doanh nghiệp, tích hợp hoàn toàn tùy chỉnh và các quyền admin controls nâng cao.
Confluence cho phép các team thuộc tất cả các phòng ban cùng làm việc trong cùng một space. Với tích hợp mạnh mẽ trên tất cả các tool yêu thích của team và được hỗ trợ bởi nền tảng Atlassian, Confluence có thể hoạt động như một trung tâm cộng tác nội dung toàn doanh nghiệp mà không cần truy cập vào các công cụ bổ sung. Confluence có các trường hợp sử dụng và chức năng cho mọi team, vì vậy ngay cả khả năng mở rộng cũng được hợp lý hóa.
Các template trong Confluence giúp các team chuẩn hóa kiến thức, khởi động tạo nội dung và cung cấp sự nhất quán cho các trang, giúp việc tiếp nhận thông tin dễ dàng hơn.Các template giống như những hướng dẫn từng bước, giúp bạn giảm bớt công việc nặng nề, do đó việc mở rộng quy mô trở nên dễ dàng hơn. Quản trị viên space và site thậm chí có thể tạo các template tùy chỉnh để chuẩn hóa công việc của team hoặc doanh nghiệp.
Bảo mật của Confluence là một phần của Atlassian Trust Center, giúp các tổ chức tăng cường khả năng phục hồi cơ sở hạ tầng bảo mật của họ và giúp việc thêm user ở bất kỳ vị trí nào trở nên an toàn. Nó cho phép các team mở rộng quy mô hiệu quả mà không ảnh hưởng đến bảo mật dữ liệu, quyền riêng tư hoặc tuân thủ. Dữ liệu của Confluence được bảo vệ và lưu trữ ở Hoa Kỳ, EU, Úc và Đức.
Chi phí của Confluence
Confluence cung cấp các gói dịch vụ và mức giá phù hợp với mọi quy mô team và budget (ngân sách).
Gói miễn phí | Gói Standard | Gói Premium | Gói Enterprise |
Tối đa 10 user
|
|
|
|
Đánh giá Confluence
Confluence có hơn 3.700 đánh giá trên G2. Một số feature được user đánh giá cao bao gồm:
Pages
Tài liệu dự án
Chức năng tìm kiếm
Quản lý dự án
Tool cộng tác
Notion là gì?
Ra mắt vào năm 2016, Notion là một giải pháp tương đối mới trong việc nâng cao hiệu suất làm việc. Đây là một lựa chọn linh hoạt để ghi chú, xây dựng wiki, lập tài liệu cho lộ trình sản phẩm, tổ chức ghi chú, v.v. Mặc dù mạnh mẽ, nó có thể không đủ mạnh cho tất cả các trường hợp sử dụng chia sẻ kiến thức và cộng tác - đặc biệt là ở quy mô lớn.
Tính năng của Notion
Notion là một lựa chọn đơn giản hơn, có thể hấp dẫn hơn đối với một số user cá nhân. Tính năng tích hợp, bảng Kanban và giao diện gọn gàng của công cụ này rất hữu ích cho những người tìm kiếm giải pháp năng suất cá nhân.
Tạo nội dung
Với Notion, trình chỉnh sửa khối kéo và thả cho phép user bắt đầu nhanh chóng và tùy chỉnh cấu trúc nội dung. Nội dung cũng linh hoạt - user có thể chuyển đổi văn bản thành table, calendar, bảng Kanban hoặc dấu đầu dòng.
Apps integrations (tích hợp)
Ứng dụng desktop của Notion cho phép các team cộng tác trong công việc quan trọng nhất của họ trong một môi trường tập trung. Ứng dụng được tối ưu hóa cho tốc độ để user có thể tìm và tạo nội dung nhanh chóng.
User ứng dụng desktop Notion có thể bắt đầu tài liệu, kết nối chúng với các dự án và theo dõi các task mà không cần điều hướng qua vô số tab trình duyệt.
Giống như Confluence, Notion cũng tích hợp với một số ứng dụng của bên thứ ba như Slack để giảm sự bất tiện khi chuyển đổi giữa các công cụ. Tuy nhiên, Notion không có API hoặc phạm vi tích hợp miễn phí và trả phí mà Marketplace cung cấp cho user Confluence.
Admin controls
Notion cung cấp cho user các quyền kiểm soát cho phép họ chia sẻ tài liệu và database bên ngoài doanh nghiệp của họ. Tuy nhiên, khách chỉ có quyền truy cập vào các page cụ thể và không thể truy cập toàn bộ không gian làm việc, điều này có thể gây khó khăn cho việc cộng tác quy mô với các team, agency hoặc vendor.
Ngoài việc chia sẻ bên ngoài, Notion không có quyền admin control mở rộng cho các tùy chọn gói standard. Quản trị viên Notion có thể:
Thêm và xóa thành viên
Thay đổi cài đặt trong workspace
Cập nhật thông tin thanh toán
Để admin control nhiều hơn, người dùng phải có tài khoản enterprise. Việc thiếu quyền admin control trong Notion có thể khiến user khó khăn hơn trong việc mở rộng quy mô của sản phẩm này.
Khả năng mở rộng (Scalability)
Mặc dù cấu trúc tổ chức và thông tin của Notion giúp user dễ dàng bắt đầu, tuy nhiên thông tin có thể nhanh chóng trở nên khó tìm khi chúng ta bắt đầu có nhiều team tham gia. Khi nhiều nội dung được thêm vào các workspace, page và blocks của Notion, khả năng hiển thị thông tin có thể trở nên khó khăn.
Trong môi trường cộng tác team, nhiều người khác nhau sẽ thêm và làm việc trên các page trong Notion. Nhưng vì không có tiêu chuẩn hóa workspace thực sự trên nền tảng này - các parent page không nhất quán - chức năng tìm kiếm có thể trở nên khó sử dụng hơn khi thêm nhiều nội dung hơn.
Bảng giá Notion
Notion cung cấp các gói dịch vụ cho mọi quy mô công ty, bắt đầu với gói miễn phí cho các nhóm nhỏ.
Gói miễn phí: Khối không giới hạn cho user cá nhân - tối đa 10 khách
Gói Plus: $8 mỗi user mỗi tháng - tối đa 100 guest
Gói Business: $15 mỗi user mỗi tháng - tối đa 250 guest
Gói Enterprise: Tối đa 250 guest - giá phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể
Confluence vs. Notion: Công cụ nào phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn?
Công cụ tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn sẽ phụ thuộc vào nhu cầu sử dụng của team. Cả Confluence và Notion đều là những công cụ mạnh mẽ, nhưng chúng có những điểm mạnh và điểm yếu khác nhau. Điểm khác biệt lớn nhất giữa hai bên là sự đa dạng của các tích hợp được cung cấp và mức độ admin controls.
Các tính năng chính cần tìm kiếm
Tìm kiếm các tính năng phù hợp với yêu cầu chức năng của nhóm bạn. Dưới đây là sự so sánh các tính năng của Confluence và Notion.
Tích hợp
Trong một cuộc khảo sát với người dùng Confluence, 95% người dùng đã từng sử dụng Notion cho biết tích hợp ứng dụng của Confluence tốt hơn.
Hỗ trợ và cộng đồng
Confluence cung cấp cho người dùng hỗ trợ toàn diện thông qua một nhóm chuyên dụng, tài liệu và diễn đàn cộng đồng. Notion cung cấp một trung tâm trợ giúp với tài liệu, nhóm cộng đồng và hỗ trợ email.
Đào tạo
Atlassian University cung cấp các khóa học miễn phí về nền tảng phần mềm và đào tạo thực hành để giúp người dùng rút ngắn đường cong học tập, xây dựng kỹ năng và đào tạo nhóm. Notion không có bất kỳ chương trình đào tạo nâng cao nào.
Cùng với Atlassian University, Confluence cung cấp cho user các khóa đào tạo, từ user cá nhân và admin đến team lead và cung cấp một cơ sở kiến thức lớn giúp việc đưa người mới vào làm việc dễ dàng. Trong khi đó, Notion có các trang web với hướng dẫn sử dụng và tổ chức các buổi hội thảo trên web.
Đối tác
Atlassian Partners cung cấp nhiều dịch vụ được công nhận, đào tạo, tích hợp và giải pháp tùy chỉnh để giúp bạn giải quyết các thách thức ở mọi quy mô.
Đối tác giải pháp (Solution Partners): Cộng tác với các công ty tư vấn giúp đỡ về kiến thức sản phẩm, triển khai và các giải pháp tùy chỉnh.
Đối tác thị trường (Marketplace Partners): Cung cấp các ứng dụng và tích hợp trong Atlassian Marketplace.
Đối tác liên minh toàn cầu (Global Alliance Partners): Cung cấp cho khách hàng doanh nghiệp chuyên môn về thị trường theo chiều dọc và chuyển đổi doanh nghiệp.
Đối tác nền tảng (Platform Partners): Kết hợp với các công ty công nghệ cung cấp các công cụ và dịch vụ có tích hợp với các sản phẩm của Atlassian.
Notion cũng cung cấp các chương trình đối tác:
Đối tác công nghệ (Technology Partners): Phát triển phân phối sản phẩm và phát triển các giải pháp với các công cụ mới bằng cách sử dụng Notion và các sản phẩm đối tác.
Đối tác tư vấn (Consulting Partners): Hỗ trợ khách hàng của Notion và phát triển kinh doanh thông qua các cơ hội bán hàng.
Đối tác khởi nghiệp (Startup Partners): Cung cấp quyền truy cập Notion miễn phí cho các mạng lưới khởi nghiệp.
Đối tác liên kết (Affiliate Partners): Cho phép người dùng kiếm phần thưởng thông qua chương trình giới thiệu của Notion.
Nói tóm lại, không có sản phẩm nào là “tốt nhất” cho doanh nghiệp của bạn. Việc đưa ra lựa chọn phù hợp nhất sẽ phụ thuộc vào nhu cầu quản lý kiến thức và cách thức làm việc của doanh nghiệp.
Nguồn: Atlassian
Comments